쉬셴장
유명 출판기획자이자 강연가인 쉬셴장은 하버드대학교의 다양한 강의를 책으로 펴낸 베스트셀러 저자이기도 하다. 그는 세밀한 취재와 연구를 통한 집필과 강연 활동으로 하버드대학교의 강의 내용을 독자들에게 전달하고 있다. 쉬셴장은 자신의 책에 강의뿐만 아니라 하버드 출신들의 다양한 사례와 자료들을 담아냄으로써 세계 최고의 지성들이 배우는 내용들을 폭넓게 공유하고 있다. 신작 《하버드 감정 수업》에서는 하버드 학생들이 어떻게 감정을 제어하고 관리하는지에 대한 내용들을 충실히 담아냈다. 지은 책으로는 《하버드 감정 수업》, 《하버드 첫 강의 시간관리 수업》, 《하버드 EQ 강의》, 《하버드 협상 기술》, 《하버드 경영 수업》, 《리카이푸처럼 인생을 고민하라》, 《중국 백 년 실록》, 《꼭 알아야 하는 1,000가지 법률 상식》, 《관리자의 관리자》 등이 있다.
하버드 학생들의 꿈을 이루는 도구, 시간관리
Part 1 무엇이 당신의 시간을 빼앗는가?
1. 업무과부하
넘처나는 업무로 직장생활에서 활력소를 찾을 수 없다면, 과연 그러한 업무는 원래의 목표와 얼마나 관련되어 있는지 살펴볼 필요가 있다.
1. 자신의 목표와 직책을 분명히 한다.
2. 동료가 일을 제대로 마치지 못했거나, 기준에 못 미친다고 해도 도와주지 않는다.
3. 상사나 동료에게 '노'라고 말하는 법을 배워라.
상사가 업무 이외의 것을 요구할 때 거절하는 것은 왜 이 일을 하고 있는지에 대해 말하는 것보다 쉽다. '예스'라고 말하는 것이 어떤 결과를 가져올지 진지하게 생각해보라.
하버드 시간관리 비법
업무과부하라는 생각이 든다면 현재의 업무상황을 다시 살펴보자.
1. 업무와 멀어질 수 있는 일정한 휴식시간을 정하라. 몇 시에 일을 시작했건 구체적인 휴식시간이 필요하다. 정해진 업무시간에는 열심히 일하고, 휴식시간부터는 메일 확인과 같은 업무와 관련된 그 어떤 것도 하지 않는다.
2. 취미를 만들어라. 어떤 것을 좋아하는가? 독서, 운동, 음악감상 등 취미를 만들어 즐기는 것이 좋다. 퇴근 후에는 퇴근 후의 일만 생각하라.
3. 적절하게 쉬는 법을 배워라. 하루 평균 업무시간은 8~10시간이다. 이렇게 긴시간 동안 일만 할 수 없다. 가능하다면 사무실 밖으로 나가 산책하거나 동료들과 수다를 떨어도 좋다. 간단한 스트레칭을 하거나 먼 곳을 바라보며 휴식을 취라라. 이런 것들이 업무에 도움이 될 것이다.
4. 업무효율을 높이거나 수입을 늘리는 방법을모색하라. 능력이 생기면 당신의 가치도 자연스럽게 높아진다. 새로운 프로젝트, 가치를 높일 수 있는 이직, 승진과 같은 일이 점차 늘어날 것이다. 물론 창업하거나 자문해줄 수도 있다. 가치가 오르고 수입이 늘어 가면 일하는 시간이 줄어들고, 그 시간을 자신을 위해 사용할 수 있다.
2. 업무위임과 권한부여의 효과
관리자가 적절하게 업무를 위임하거나 권한을 부여하는 일은 매우 중요하다. 그것이 회사나 자기 자신, 심지어 부하직원에게도 좋은 일임을 알면서도 대부분의 관리자들은 좀처럼 위임하지 못하고 있다.
1. 관리자의 습성
일반적으로 관리자들은 무언가를 결정하는 데 익숙하다.
2. 부하직원에게 일을 시키는 것이 시간낭비라고 생각한다
대부분의 관리자들은 아무리 힘들어도 부하직원들에게 업무를 나눠주길 꺼린다.
3. 부하직원이 직권을 오용할까 두려워한다
많은 관리자들이 권한을 부여받은 직원들이 자신이(또는 상사가) 원하는 업무목표에 다다를 수 없을 뿐만 아니라, 직원들이 내린 결정이 회사의 자본과 이윤에 큰 손해를 입힐 것이라 생각한다.
4. 부하직원의 능력이 자신이 설정해놓은 기준에 미치지 못한다고 여긴다
5. 직원들은 자신이 책임지는 것을 꺼린다
대부분의 직원들은 업무 할당량 또는 상사의 지시를 받으면서 일하는 데 익숙하다.
6. 권한부여가 적합하지 않은 회사도 있다
관리자가 직원에게 쉽사리 권한을 부여할 수 없는 회사나 직종도 많다.
하버드 시간관리 비법
엄무위임이나 권한부여는 시간도 아끼고 부하직원의 능력도 향상시킬 수 있다. 관리자가 왜 진정한 의미의 권한부여를 할 수 없는지 알아본 다음, 자신은 부하직원에게 얼마나 많은 권한을 부여할 수 있는지 분석해보자.
1. 부하직원이 질문하거나 결정내릴 때 방해되는 편인가?
2. 부하직원이 해야 하는 일을 자신이 하고 있지는 않은가?
3. 일하는 시간보다 관리하는 시간이 더 긴가?
4. 퇴근 후나 주말에도 습관적으로 집에서 일하지 않는가?
5. 자신 이외의 사람이 해당업무를 처리할 수 없을 정도로 목표를 높게 잡지는 않는가?
6. 사소한 부분에 지나치게 신경 쓰고 부하직원이 어떻게 일을 하는지 지켜보는 편인가?
7. 일을 제대로 끝내지 못하거나 제시간에 미치지 못하는 경우가 잦은가?
8. 사소한 부분에 많은 신경을 쓴 나머지, 아이디어나 기획 혹은 거시적으로 보아야 할 부분을 놓치고 있진 않은가?
9. 지난 1년 동안 다른 사람의 눈에 책임감이 넘치는 사람이나 완벽주의자로 비쳤는가?
10. 부하직원의 능력이나 경력에 확신이 없어서 그들에게 결정권을 넘기는 걸 두려워하지 않는가?
만약 긍정적인 대답이 많다면, 부하직원에게 권한을 부여하는 것에 대해 생각해 보아야 한다.
3. 모든 일을 완벽하게 하려고 하면, 더 일을 망칠 수 있다
많은 사람들이 어떠한 일을 할 때 잘해내고자 하지만 막상 결과는 반대인 경우가 많다. 이는 지나치게 완벽을 추구하기 때문이다.
상사나 고객은 길고 긴 논문형식의 글이 아니라 짧고 간결하면서도 즉각적인 답변을 바란다. 시간관리에서 가장 중요한 건 고객의 니즈를 제대로 파악하는 것이다.
세 가지만 기억하면 된다. 첫째, 어떠한 일이든 처음부터 완벽할 수 없다. 둘째, 모든 부분이 완벽하지 않아도 된다. 마지막으로 완벽한 게 아니라 실용적인 부분만 분석하라.
하버드 시간관리 비법
지나치게 완벽을 추구하는 사람이라고 가정해보자. 앞서 완벽 추구가 어떠한 상황을 가져다주는지 배웠다. 그렇다면 자신의 상황을 적당하게 조절하려면 어떻게 해야 하는지 생각해보자.
1. 사물을 인지하는 방식을 바꿔라
이 세상에 결점 하나 없는 것은 존재하지 않는다는 점을 알아야 한다. 그래야 평정심을 유지하고 쉽게 만족할 수 있다. 반대로 무난한 것에 도전해보아도 좋다.
2. 내려놓는 마음을 가져라
강박증을 내려놓을 적당한 방법을 찾아라. 음악감상, 게임, 달리기, 농구, 요가등으로 승화시켜야 한다. 어떠한 일을 할 때는 즐기고, 느끼고, 체험한다는 마음으로 행해야 일할 때도 즐겁다.
3. 될 대로 되라
"잘하고 있는 게 맞나?", "이렇게 하면 될까?", "저 사람들이 나를 어떻게 볼까?"라고 자꾸만 스스로에게 이런 질문을 던지는 사람들이 있다. 지나치게 다른 사람을 신경 쓰면 마치 무대 위의 배우처럼 자기 자신을 잃어버리게 된다. 어쩔 수 없는 상황이 있다는 것을 받아들이고, 자신이 한 일을 인정하는 법을 배워야 한다. 해결할 수 없는 문제를 붙잡고 끙끙대는 게 아니라 될 대로 되라는 식으로 내버려두는 자세도 필요하다.
4. 내일, 또 모레로 미루는 습관
'미루는 것'이란 일부러, 습관적으로, 지금 해야 할 일을 늦추는 것이다. 생각만 하고 행동으로 옮기지 않는 사람들이 흔히 저지르는 나쁜 습관이다.
1. 일이 지루하고 재미가 없다
미루는 습관을 개선할 몇 가지 방법이 있다.
- 하기 싫은 일은 다른 사람들에게 나누어줘라.
- 다른 사람에게 나누어줄 수 없다면 스스로 해결하라.
- 미루다보면 약간의 죄책감과 자신에 대한 불만이 생길 수 있다.
- 하기 싫은 일을 원래의 계획대로 진행한 다음 동료에게 말하여 포기할 생각을 할 수 없게 하라.
2. 실패할까 두렵다
3. 어디서부터 손을 대야 할지 갈피를 잡지 못한다
- 현재의 위치를 벗어나라.
- 작업을 여러 부분으로 나누어 중요도 순대로 정렬한다.
하버드 시간관리 비법
일을 미루는 경향이나 버릇이 있는가? 확신이 서지 않는다면 다음의 테스트를 진행해보자.
각 항목을 보고 그렇다고 생각하면 1점, 아니라고 생각하면 0점을 매긴다.
1. 마감기한 전에는 자신의 성과물을 제출하지 않는다.
2. 출근하면 일에 집중을 못 하고, 일과 관계없는 인터넷 사이트를 서핑하다가 퇴근시간이 가까워져서야 바빠진다.
3. 업무계획이 없으며 시간관리를 할 줄 모른다.
4. 낮에 충분히 끝낼 수 있는 일을 미뤄서 야근을 한다.
5. 심리적 안정감이 강하기 때문에 늘 시간이 충분하다고 느낀다.
6. 나태한 경향이 있어 내일도 할 수 있다고 생각한다.
7. 상사나 동료가 업무진행 과정에 대해 물으면 "확인해보겠습니다.”라든가 시정하겠습니다."라는 말을 자주 한다.
8. 일하면서 군것질거리를 쌓아두고 자주 먹는다.
9. 일할 때마다 "일단 다른 것부터 하고 나중에 다시 해야지."라며 각종 변명거리를 생각해둔다. .
10. "아직 늦지 않았어, 정 안되면 밤새우지 뭐."라며 스스로에게 관대해진다.
11. 업무의 우선순위가 없어서 하루 종일 급하지 않은 일을 하느라 바빠서 정작 중요한 일을 못 한다.
12. 늘 시간에 쫓겨 급하게 제출하고 결국 상사에게 혼난다.
13. 얼굴이 두꺼워 남이 아무리 재촉해도 신경 쓰지 않는다.
14. 작업의 진척에 관해 단 한 번도 먼저 보고한 적이 없다.
15. 같이 작업을 해야 할 때 팀원들이 불편해하고 같이 일하기 꺼린다.
그렇다고 대답한 것이 0~4점이라면 미루는 습관은 아직 심각한 수준이 아니다.
5~11점이라면 어느 정도 미루는 습관이 있다. 만약 12~15점이라면, 미루는 정도가 심각한 수준이다. 업무효율을 높이기 위해서는 미루는 습관을 개선해야 한다.
5. 통제 불가능한 시간
회의는 회사생활에서 떼어놓을 수 없는 부분이다. 우리는 회의를 통해 일이 어떻게 진행되는지 이야기를 나눌 수 있고, 직원들이 더욱 열심히 일할 수 있도록 격려할 수도 있다.
우리는 회의하는 것에 불평하곤 하는데, 이 불만은 회의 자체를 향한 것이 아니라 버려지는 시간에 대한 불만이다.
1. 굳이 필요하지 않은 회의
2. 관계없는 내용이 언급되는 회의
3. 잡담 시간으로 변질된 회의
4. 정해진 시간을 초과한 회의
5. 한두 명의 관리자가 발언을 독점한 회의
6. 안건에 대해 결정을 내리지 못하는 회의 또는 회의 참여를 떠넘겨 받은 인원들로 진행되는 회의
7. 구성원에게 주어지는 일이 해당 구성원 자신이 책임지기 어려운 내용의 회의
하버드 시간관리 비법
공식적인 위원회부터 두세 사람이 모여서 하는 비공식적인 회의까지 다양한 이름의 회의가 있다. 여러 사람이 참여하는 회의는 시간적 압박이 존재한다. 특히 자신의 이름을 내걸고 주최하는 회의를 진지하게 준비하지 않는다면, 회의는 계획했던 시간을 초과하게 될 것이고 시간 또한 버려지게 된다. 회의를 개최하기 전에 고려해야 할 일곱 가지는 다음과 같다.
1. 이 회의를 열지 않으면 어떤 일이 발생할 것인가?
2. 이 회의를 열어야 하는 이유는 무엇인가?
3. 이 회의의 결과는 무엇일까?
4. 회의의 예상 소요시간은 어느 정도인가?
5. 회의 주최자는 누구인가?
6. 어떠한 진행 방식이 최적의 회의 진행방법인가?
7. 지금은 회의를 열기에 적합한 시기인가?
위 질문에 자신 있게 대답하지 못한다면 회의를 진행하지 않는 것이 좋다. 회의는 시간을 절약하기 위한 것이다. 어떤 직위에 있던 분명히 알아두어야 할 것은, 회의는 가장 효과적인 방법으로 일을 완성한다는 전체하에 주어진 시간 내에 진행되고 끝마쳐야 한다는 것이다.
6. 불필요한 출장
출장은 결코 적은 시간을 낭비하는 것이 아니다. 기업가들은 수익과 자본을 계산하여 출장이 꼭 필요한지 고심해야 한다.
사무실 업무 이익이 출장에서 얻는 실질적이 이익보다 크다면 이번 출장은 실패한 것이다.
하버드 시간관리 비법
출장이 꼭 필요하다면 체크리스트를 작성하라. 그렇게 하면 이것저것 빠뜨리는 일이 없어질 것이다. 다음의 출장 필수 리스트를 참고하자.
1. 출장 업무 관련 자료들
2. 휴대해야 할 생활용품: 신분증(여권 등 본인의 신분이나 소속을 증명할 수 있는 문서), 현금, 신용카드, 회원카드, 비행기 티켓, 기차 티켓, 선박 티켓, 휴대폰, 충전기, 비상약품, 간식(초콜릿, 과자 등), 노트북, 집 열쇠 등
3. 기타 사항: 수도 및 전기, 보일러, 창문 점검, 쓰레기통 비우기 등 집을 비우기전에 한 번 더 살펴본다. 출장에서 불필요한 물품들은 다시 꺼낸다.
이 내용들 중 일부분은 출장의 구체적인 일, 소요시간, 날씨, 건강상태 등에 따라 조율하면 된다. 출장기간이 짧으면 가볍게, 기간이 길면 짐을 더 늘린다.
움직이는 시간을 최대한 활용하라. 넉넉하게 자료를 들고 가서 대합실이나 택시에서 살펴본다. 회의에 참석하기 위해 출장을 가는 거라면 목적지에 도착하기 전에 모든 준비를 마쳐야 한다. 이렇게 하면 회의효과는 증대되고 가치 있는 출장이 된다.
7. 불확실한 목표
분명하면서도 장기적이 목표를 가졋던 3%의 사람들만 25년 동안 단 한 번도 인생목표를 바꾸지 않았다.
뚜렷한 목표가 없으면 효과적인 시간관리를 하기가 어렵다. 실제로 많은 회사와 팀이 그들의 핵심적인 일이 무엇인지, 목적과 목표가 무엇인지를 잘 모른다. 인생목표와 직장생활의 목표가 무엇인지 확실하게 알아야 한다.
하버드 시간관리 비법
뚜렷한 목표가 없다면 시간관리를 제대로 할 수 없고, 직장생활이나 일상생활에서도 눈에 띄는 성과를 얻기 어렵다. 시간관리를 잘하고 싶다면 뚜렷한 목표부터 세워야 한다. 다음의 세 가지 사항을 살펴보자.
1. 불확실한 꿈을 뚜렷한 목표로 바꾼다
성공을 추구하는 많은 사람이 성공하지 못하는 이유는 무엇일까? 절대다수의 사람들이 목표가 불확실하기 때문이다. 성공적인 시간관리를 하고 싶다면 자신의 인생그래프를 그려서 목표를 구체화해보자. 더 이상 불확실한 꿈의 상태로 멈춰 있지 말자.
2. 현재 상황과 특기에 따라 목표를 정한다
꾸준히 노력해서 실현 가능성이 있고 달성할 수 있는 목표를 정한다. 사람마다 처해진 상황, 특기, 강점, 약점이 다르다. 각자 지향하는 삶이 있듯 현실의 장벽도 존재한다. 현재 상황에서 노력하면 충분히 이룰 수 있는 목표를 정하면 현실의 벽에 가로막힐 일은 없다. 현재 처해진 상황, 자신의 특기에 따라 목표를 정하자.
3. 연관성이 있는 목표를 세운다
목표는 분명하고, 장기적이면서도 단계성이 있어야 한다. 목표를 이루기 위해 노력하는 과정에서 희망이 보여야 좀 더 빠르게, 더 멋지게 목표를 이룰 수 있는 열정과 자신감이 생긴다. 반대로 너무 먼 목표를 잡으면 성공할 수 있다는 희망이 보이지 않아 도중에 지치거나 포기하기에 이른다.
8. 시간낭비를 부르는 메일 확인
메일을 처리하는 것 자체가 시간낭비는 아니다. 팀 업무를 할 때 가장 기본적으로 필요한 것이 소통이기 때문이다. 실질적으로 메일이 회사에 가져다주는 이익이 메일을 처리하느라 낭비하는 시간보다 훨씬 크다.
1. 일정시간에 메일을 처리한다.
2. 개인적인 용도로 사용할 메일 계정을 따로 개설한다.
3. 메일 분류 시스템을 사용한다.
4. 메일로 의견을 주고받는 사람에게 당신이 필요한 정보가 무엇인지 확실하게 전달한다.
5. 직원격려 차원에서 메일을 발송할 때는 제목에 확실하게 밝힌다.
하버드 시간관리 비법
직원들의 업무량이 늘어나는 건 회사 자체에 업무를 처리하는 정확한 규정이 없기 때문이다. 특히 컴퓨터 사용방법에 대한 규정이 없기 때문에 넘쳐나는 메일이 다른 업무의 원활한 진행을 방해하고 있다. 효율적인 메일 사용에 대한 몇 가지 방법을 살펴보자.
1. 전 직원이 아니라 꼭 봐야 하는 사람에게만 발송한다.
2. 회신할 때는 '전체답장'이 아닌 '답장' 을 사용한다.
3. 파트마다 담당자를 정해 그 사람에게만 연락한다.
4. 팀원 정보는 즉시 업데이트한다.
5. 퇴사나 팀원에서 빠질 계획이라면 미리 담당자에게 이름과 연락처를 삭제하라고 말한다.
6. 보내지 않아도 되는 메일은 발송하지 않는다. 대부분의 직원들은 가십거리 같은 불필요한 메일을 받기 싫어한다.
7. 어떠한 일을 한 사람과 의논하고 처리할 때는 메일이 아니라 전화처럼 즉각적으로 연락할 수 있는 수단을 사용한다.
9. 쉬기 전에 버려지는 시간을 계산하라
잠시 머리를 식히기 위해 한눈을 판다면 0~10분 정도가 적당하다. 쉬는 시간이 길어지면 원래의 사고방식이 모호해져 결국 업무에 지장을 주게 된다.
일을 하다 보면 누구나 갑자기 권태로운 마음이 생기고 잠시 쉬고 싶어질 때가 있다. 기억해야 할 것은 하던 일은 끝마친 후에 휴식시간을 가져야 한다는 것이다.
하버드 시간관리 비법
메일, 전화, 예정에 없던 손님, 커피 끓이기 등이 업무에 집중할 수 없게 만들고, 일을 끝내는 시간을 지체하게 한다는 걸 알았다면 해결방법을 찾아야 한다. 다양한 방법들 중에서 네 가지를 소개한다.
1. 바쁠 때는 자동응답기를 사용한다.
2. 메일에서 로그아웃한다.
3. 신문 등 한눈 팔게 하는 것들을 안보이는 곳에 치운다.
4. 회사에 개인 룸이 있다면 문 앞에 '방해금지' 팻말을 붙인다.
당신의 목표가 가능한 한 현재의 업무를 포기하기 전에 끝마치는 것이라면, 업무 할 때 두 번 이상 손대지 않아야 한다.
10. 시간사용 일지 만들기
시간은 계획에서 비롯된다. 자신의 시간을 잘 계획하는 사람은 다른 사람들보다 몇 시간을 더 벌 수 있다.
1. 효율적으로 시간분배를 한다
2. 시간 활용을 잘해야 한다
3. 두 가지 다른 종류의 시간을 적절하게 사용한다.
4. 자투리시간을 잘 활용한다
하버드 시간관리 비법
자신의 시간사용 패턴을 알고 싶다면 일지를 작성해보는 것이 가장 좋다. 자신의 지난 3일 혹은 지난 일주일 동안 했던 일들을 모두 기록한다. 그리고 대표성을 띤 날짜를 기록하는 것이 이상적이다. 여행, 회의 등과 같이 긴 시간을 사용하는 일은 기록하지 않는다. 어떠한 사소한 일도 놓치지 않고 자신이 했던 모든 일을 정확하게 기록한다. 특히, 대다수 사람들의 생활에서 많이 차지하는 '잠깐 있었던 일'이나 '시간 낭비한 일'은 꼭 기록한다.
일지를 작성할 때 '메일 확인', '서류 업무' 등 일의 성격에 따라 분류하고 각 항목 마다 표시를 한다. 분류를 해두면 일지를 분석할 때 매우 편하다. 사무실에서 근무하는 사람이 분류를 한다면 메일 확인, 인터넷, 전화, 서류 업무, 계획 작성, 회의, 업무, 준비, 거래처 응대 등이 있을 것이다.
모든 일을 기록한 후 앞에서 기술한 항목마다 핵심목표, 목표를 이룰 수 있도록하는 업무, 구비하면 좋을 목표 등에 걸맞은 우선권을 지정한다. 우선권은 A, B, C 세 가지로 나눌 수 있다. A는 핵심목표와 관련되었으며, 가장 우선적으로 주목하고 처리해야 할 업무다. B는 핵심목표를 이루는 데 도움이 되는 일들이며, C는 그다지 급하지 않는 업무이거나 급하지만 가치가 높지 않은 업무이다.
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Part 2 효율적인 시간관리 목표를 정하라
1. 자신의 가치 알기
목표를 정하고 이를 달성하기 위해 노력할 대 가치라는 것이 생겨난다. 가치는 노력하게 만드는 길잡이로 시간관리에서 굉장히 중요한 역할을 한다.
가치를 실현하기 위해서는 우선 자신의 가치를 알고, 타인이나 사회를 위해 가치를 만들어주어야 한다.
하버드 시간관리 비법
회사에서 인정받고 가치를 실현하기 위해 갖춰야 할 네 가지 기본요소가 있다.
1. 인 성
인성이란 한 인간이 갖춰야 할 기본 덕목이자 그 사람을 판단하는 잣대다. 회사나 업계에서 얼마나 성공할 수 있는지는 인성을 통해 알 수 있다. 부하직원을 어떻게 대하는지, 각종 유혹에 어떻게 대처하는지 등이 인성을 판단하는 기준이다.
2. 의사소통(대화의 기술)
의사소통이 원활하지 않는 사람이 어떻게 고객을 유치할 수 있으며 상사, 직상동료와 업무를 잘 완성할 수 있겠는가? 훌륭한 대화의 기술을 갖추면 상사는 여러분을 잘 이해하고 높게 평가할 것이다. 또한 기회가 왔을 때 놓치지 않을 수 있다.
3. 업무능력
능력 있는 직원을 싫어하는 사장은 아무도 없다. 인성과 대화의 기술을 갖췄다면 조금씩 업무능력을 키우는 것이 좋다.
4. 열 정
직장인, 특히 영업사원이 성공하기 위해 우선적으로 갖춰야 할 요소는 열정이다. 꾸준한 열정을 갖는 것은 매우 어렵다. 수시로 자기 절제를 하고, 업무에 대한 열정을 갖는다면 성공의 기회는 바로 올 것이다.
"준비된 자에게 기회가 온다.”라는 말을 꼭 기억하자. 일단 자신의 가치를 바로 알고, 가치를 높이기 위해 꾸준히 노력한다면, 기회가 왔을 때 놓치지 않고 자신의 인생 가치를 실현할 수 있을 것이다.
2. 목표를 정했다면 일단 행동으로 옮겨라
하버드대학의 교수들은 성공과 목표는 동일하며, 최단기간 내에 원하는 목표를 최대한 실현하는 것이 시간관리의 목적이라고 말한다.
목표가 없는 사람은 마치 핸들이 없는 배와 같다. 정확한 방향이 없이 떠돌다 실망, 실패, 낙심의 해변에 닿을 것이다.
하버드 시간관리 비법
뚜렷한 목표가 있다면 당신의 삶은 그만큼 보람찰 것이다. 뚜렷하고 완벽한 목표는 어떤 것일까?
1. 시간제한을 둔 목표
목표를 세울 때 반드시 시간의 한계를 고려해야 한다. 예를 들어 변호사 자격증을 따야 한다고 생각해보자. 목표는 확실하지만 1년 안에 자격증을 따야 하는지, 5년 뒤에 딸 수 있는지 정확한 시간 설정이 필요하다.
2. 이룰 수 있는 목표
끝내 이룰 수 없는 목표는 그저 허무맹랑한 꿈이고, 너무 쉽게 이룰 수 있는 목표는 도전할 가치가 없다.
3. 구체적인 목표
나는 나중에 위대한 인물이 될 거야,"라고 한다면 이는 구체적이지 않은 목표다. 목표는 구체적으로 세워야 한다. 예를 들어 영어를 잘하기 위해 매일 20개의 단어를 외우고, 2문장외우기와 같은 구체적인 계획 설정이 필요하다.
4. 평가할 수 있는 목표
모든 목표는 평가를 할 수 있는 목표완성 현황기준이 필요하다. 정확한 목표는 좀 더 좋은 방향으로 이끌어준다.
5. 관련성 있는 목표
목표를 설정할 때 반드시 자신의 생활, 업무와 관련이 있어야 한다. 한 회사의 직원이 "어떻게 하면 업무를 더 잘 해낼 수 있을까?"가 아닌 "부자가 될 거야."라는 목표를 세운 뒤 아무런 노력을 하지 않는다. 이 같은 목표는 현실성이 없는 데다 현재의 직장생활과 전혀 관계가 없다.
분명한 목표는 생각하는 것으로 그치면 안 되고, 반드시 글로 써서 잠재의식 안에 목표를 넣어야 한다. 그다음에는 목표의 우선순위에 따라 계획을 짜야 한다. 다양한 목표를 우선순위에 따라 순서를 정하고, 순서에 따라 다섯 가지로 나눈다. A는 반드시 해야 하는 일, B는 해야 하는 일, C는 능력에 따라 하는 일, D는 다른 사람에게 넘겨도 되는 일, E는 삭제해도 되는 일이다. 진행할 때 대부분의 시간을 A, B 업무를 처리할 때 사용하는 것이 가장 좋다. 계획을 잘 세웠다면 시간표에 따라 즉시 실행해보자.
3. 목표 설정하는 방법
목표설정은 확실하게 이루고 싶은 결과를 증명하는 과정이다.
- 가장 중요한 일에 집중하고 최선을 다한다.
- 팀원들에게 통일된 업무방향을 제시한다.
- 중요하지 않은 업무에 큰 힘을 쏟지 않는다.
- 당신과 팀원들의 시간을 낭비하지 않는다.
- 전체적으로 만족스러운 업무를 추진한다.
탁월한 업무성과를 거두고 싶다면, 먼저 뚜렸한 목표를 세운 다음 그 목표를 상기시킬 방법을 생각한다.
하버드 시간관리 비법
설정한 목표를 성공적으로 실행하려면 다음의 특징이 목표에 포함되어야 한다.
1. 확실한 내용
애매모호하고 불확실한 목표는 시간관리를 더욱 복잡하게 한다.
2. 기 한
"목표를 이번 주말까지 달성한다. 또는 목표를 올해 연말까지 이룬다."와 같은 기한 설정이 필요하다.
3. 평 가
목표 달성의 과정을 평가하지 못한다면, 목표를 달성했는지 알 수 없다.
4. 중요도
자신이나 팀 전체에 가치 있는 목표여야 한다.
5. 팀원들의 일관된 목표
팀의 목표는 팀원들을 버티게 해주는 목표여야 하고, 개인의 목표는 팀을 유지하기 위한 목표여야 한다.
6. 도전적이지만 실현 가능한 목표
달성하기 위해 더 노력하게 만드는 목표를 설정해야 한다.
4. 마인드맵을 이용한 목표 구체화
시간관리에서 우리는 인간 사유의 막강한 기능을 가지고 있는 마인드맵을 이용해 목표를 설정할 수 있다.
하버드 시간관리 비법
마인드맵에 대한 이해가 높아진 요즘은 학습, 글쓰기, 대화, 강연, 관리, 회의 등 일상생활이나 업무에서도 마인드맵을 사용한다. 마인드맵을 통해 얻어지는 학습능력과 분명한 사고방식은 사람들의 행동방식을 개선하는 데 도움이 된다.
1. 학습속도와 효율이 배가 되면 더 빠르게 새로운 지식을 습득할 수 있고, 이를 이용해 더 나은 방법으로 업무를 처리하고 목표를 달성할 수 있다.
2. 연상작용과 독창적인 사고를 이용해 분산되어 있는 지혜, 자원 등을 하나의 완전한 체계로 융합한다.
3 체계적으로 생각하는 습관을 길러서 속기, 가벼운 의사소통, 강연, 글쓰기, 관리 등 수많은 목표를 이룰 수 있도록 하자.
4. 본받고 싶은 사람을 보고 배워서 자신의 능력을 더 높이자.
5. 최대한 빨리 마인드맵을 이해해서 잠재되어 있는 능력을 깨워보자. 마인드맵은 어휘, 이미지, 숫자, 논리, 음률, 색깔, 공간 지각 등 대뇌 피질의 모든 지능을 자유자재로 활용할 수 있게 한다. 일상생활에서도 조금 더 명확하게 생각하고, 대뇌를 최상의 상태로 유지할 수 있도록 도와준다.
5. 실현 가능한 목표 세우기
성공하고 싶다면 인생의 청사진을 그려 보아야 한다. 확실하고 분명한 직업 목표와 삶의 목표는 열심히 노력하게 만드는 원동력이 된다.
1. 현재 상황(시작점)을 정확하게 인지한다
2. 버킷리스트(인생목표)를 작성한다
3. 인생목표를 파트별로 분류한다
4. 목표의 중요도와 급선무에 따라 순서를 정한다
5. 목표를 글로 적은 다음 목표를 감독하고 판단해줄 사람을 구한다
하버드 시간관리 비법
행동에 옮기고 실현하는 것이 목표를 세우는 것보다 더 중요하다. 몇 가지 방법을 소개한다.
1. 자신을 믿고 목표를 쉽게 포기하지 말자. 성공에는 지름길이 없다. 꾸준함만이답이다.
2. "지금 하고 있는 게 목표 달성에 가까워지기 위한 일인가? 아니라면 어떠한 일을 해야 할까?”라고 매일 생각해보자.
3. 목표를 세웠다면 바로 행동으로 옮겨라. 자신의 목표를 위한 계획에 엄격해져라.
4. 목표를 달성할 때마다 평가해보자. 잘한 것과 부족한 것이 무엇인지 찾아보고, 어떻게 개선해야 하는지, 목표와 계획에 보완해야 할 부분이 있는지도 고려해보자.
5. 목표를 달성할 때마다 자신에게 선물을 주자.
6. 불확실할 때는 훌륭한 사람 혹은 경험이 풍부한 사람에게 적극적으로 도움을 청하자.
6. 목표를 파트별로 나누는 방법
우리가 셜리와 같은 실수를 저지르지 않기 위해서는 자신의 목표를 분명히 하고, 목표도 파트별로 나눠야 한다.
1. 목표를 관리하기 편한 구체적인 일로 쪼갠다
2. 우선권을 정한다
3. 각각의 업무를 순서대로 정확하게 배열한다
4. 모든 일과 시간을 적는다
하버드 시간관리 비법
예상 소요시간을 파악하고 있다면 업무계획을 짜는 데 많은 도움이 된다. 익숙한일이라면 소요시간을 예상하는 건 어렵지 않다. 익숙지 않은 일이라면 소요시간을 예상하는 데 더 많은 시간과 노력이 필요하다. 소요시간을 예상하는 과정은 전체 업무를 수행하는 데 필요한 시간에 포함되므로 최대한 현실적으로 계산해야 한다. 예상 소요시간을 계산하는 작업을 소홀히 한다면 결국 안 좋은 영향을 주게 된다. 소요시간을 예상하는 데 주목해야 할 세 가지 방법을 살펴보자.
1. 실제 경험을 바탕으로 한 가지 일을 끝마치는 데 평균적으로 소요되는 시간을 계산한다. 자신 혹은 동료에게 익숙한 일일수록 시간의 정확도는 더욱 높아진다.
2. 예상은 그저 예상일뿐이라는 걸 명심해야 한다. 이 시간을 무조건 지켜야 하는 약속으로 바꾸면 안 된다.
3. 예상 소요시간을 적절하게 연장하는 것은 일을 수행하면서 실제로 소요된 시간이 계획한 시간보다 초과하는 걸 피할 수 있는 가장 좋은 방법이다. 공개적으로 진행해서 자신이 어떠한 일을 하고 있는지 정확하게 알아야 한다.
7. 적당하게 어려운 목표를 기준으로 삼아라
'앞에 있는 한 명을 따라잡는 것'은 합리적이면서 어려운 목표다. 목표가 없으면 방향성을 잃어버리고, 바라는 바가 없다면 방향과 원동력을 모두 잃게 된다.
1. 적당히 어려운 목표설정
2. 컨디션 관리
3. 긴장감
4. 두려움 수용
5. 계획을 적당하게 조정하자
하버드 시간관리 비법
합리적이면서 어려운 목표를 세웠다면, 혼자만의 비밀로 간직하지 말고 지지해줄 누군가와 목표를 공유하라. 다른 사람과 목표를 공유하면 두 가지 이득이 있다.
1 다른 사람과 목표를 공유하면 목표를 더욱 확실히 할 수 있다. 반드시 글이 아닌 말로 목표를 표현하라.
2 다른 사람에게 말했기 때문에 자신의 목표에 책임감을 갖고 실현하려고 노력 할 것이다. 응원하는 사람들은 보이지 않는 감독관이 되어 목표가 제대로 진행되고 있는지 불시에 확인할 것이고, 당신은 목표를 이루기 위해 더욱 노력하게 될 것이다.
목표를 공유할 사람을 선정할 때는 특히 신중해야 한다. 목표를 세우는 데 익숙지 않은 사람이거나 목표가 없는 사람은 당신의 결정을 비웃고, 당신의 능력을 의심할지 모른다. 그렇게 되면 자존감에 타격을 받게 되므로, 당신을 믿고, 격려해주고 도와줄 수 있는 사람, 적어도 당신의 목표나 이상에 태클을 걸지 않는 사람과 목표를 공유하자.
8. ‘중요한 것’과 ‘급한 것’에서 우선순위를 정하는 원칙
대부분의 사람은 중요한 순서가 아니라 하고 싶은 일이나 쉬운 일을 우선적으로 처리한다. 중요한 순서대로 일을 처리하면 시간효율을 더 높일 수 있다.
당신이 해야 할 또는 다른 업무 중에 다른 사람이 처리할 수 있는 게 있다면, 보고서를 작성하기 전에 몇 분을 투자해 그 업무들을 다른 사람에게 넘겨라
하버드 시간관리 비법
우리가 매일 처리해야 하는 일들을 '중요하고 급하게 처리해야 하는 일, 중요하지만 급하지는 않은 일, 급하지만 중요하지 않은 일, 급하지도 중요하지도 않은 일'로 나눌 수 있다.
1. 중요하고 급하게 처리해야 하는 일
가장 중요하면서 우선적으로 처리해야 하는 일이다. 당신의 사업이나 목표를 성공으로 이끌 수 있는 업무이거나, 당신의 생활과 밀접하게 관련이 있어서 다른 업무보다 우선적으로 처리해야 하는 업무다. 해당업무들을 우선적으로 해결해야 다음 업무를 순조롭게 진행할 수 있다.
2. 중요하지만 급하지는 않은 일
우리가 적극적이고 자발적으로 처리해야 하는 일이다. 여기에 해당하는 업무처리를 잘하느냐의 여부로 그 사람의 사업 목표와 진행과정에서의 판단 능력을 확인할 수 있다.
3. 급하지만 중요하지 않은 일
일상생활에서 흔히 볼 수 있는 일이다. 자고 싶은데 친구가 술 마시러 가자고 전화를 걸어온 경우, 이를 거절할 만한 충분한 이유가 없다. 다음날 머리가 띵하고 하루 종일 정신이 없어서 도서관에 가서 책을 보려던 계획을 취소해야 한다. 다른 사람의 일에 이끌려 당신이 중요하다고 생각한 일을 수행하지 않았기 때문이다. 중요하지 않은 일에 제대로 대처하지 못하면 당신은 자율성을 잃게 될 것이다.
4. 급하지도 중요하지도 않은 일
이러한 일들이 일상생활에 자주 발생한다. 어느 정도 가치가 있다고 해도 통제하지 못하고 여기에 빠진다면 당신은 소중한 시간을 낭비한다.
실제 생활에서 이 네 가지 단계로 나누어 일을 처리한다면, 시간을 충분히 이용하고 업무효율도 높아질 것이다.
9. 진행상황에 따른 목표 수정
외부 환경은 계속해서 변하기 때문에 목표를 달성하기 위해선 수시로 자신의 선택에 오류가 있는지 점검해야 한다. 그래야 확실한 목표를 갖고 업무에 집중할 수 있다.
하버드 시간관리 비법
목표를 수정해야 한다면 다음의 단계를 따라 진행하는 것이 좋다.
1. 목표 수정이 아닌 계획 수정
목표는 쉽게 수정하면 안 되지만, 목표를 이루기 위해 세운 계획은 현실에 맞게 조율할 수 있다. 새로운 방법과 계획을 찾았다면 목표를 수정하지 않아도 된다.
2. 기한 수정
만약 (1)에서 효과를 얻지 못했다면 목표를 달성할 수 있도록 기한을 연장해야 한다. 애초 계획을 세울 때 효과적인 방법을 찾기 위한 시간이 부족했기 때문에 계획을 수정해도 목표를 달성하지 못한 것이다. 더 많은 시간을 투자해 방법을 찾아야 한다.
3. 목표량 수정
기한 수정으로도 목표를 달성하지 못했다면 목표량을 수정하는 수밖에 없다. 단, 목표량을 수정할 때 반드시 심사숙고해야 한다. 자신에게 관대해져서 쉽게 꿈을 줄이고 현실에 순응해버리면 안 된다. 기한 내에 목표를 더 합리적으로 바꿀 새로운 방법을 찾기 위한 노력을 아끼지 말자.
4. 쿨하게 포기하기
성공하고 싶은 사람에게 포기는 정말 견디기 힘든 일이다. 포기는 실패를 의미하고 다시 시작하는 것을 의미하기 때문이다. 포기하고 다시 시작할 수밖에 없다면 좌절하지 않고, 낙담하지 않고, 긍정적인 마음으로 실현할 수 있는 목표를 세워야 한다.
5. 새로운 목표 마주하기
새로운 목표를 세울 때는 첫 번째 과정인 계획, 방법, 규칙 순으로 수정하면 된다.
10. 단계별 목표 실현
한 사람의 인생목표와 직업 목표를 한 번에 달성하는 건 불가능하다. 목표를 이루기 위해서는 끊임없는 누적의 과정을 거쳐야 한다.
목표를 하나씩 완성해 나가는 것, 단기적인 목표를 이루는 것은 성공을 위한 필수적인 과정이다.
1. 수치화된 목표
2. 하나씩 달성하기
하버드 시간관리 비법
성공하는 사람들은 목표를 세우고, 결과를 이루어낸다. 목표를 결과로 만들고 싶다면 아래 세 가지를 기억하자.
1. 확실함
계획과 목표 사이에 존재하는 원인과 결과를 고려한 다음 달성 가능한 계획을 세워라. 즉, 계획한 일을 끝마쳐야 목표에 달성할 수 있다.
2. 선 별
목표 달성이 가능한 몇 가지 계획을 나열한 다음, 목표를 달성할 수 있고 가장안전하면서 업무량은 가장 적고 난이도가 가장 낮은 계획을 가려내 해야 할 업무를 선별한다.
3. 신속함
해야 할 업무를 확실하게 알고, 소요되는 시간에 따라 전반적인 계획을 세웠다면 최대한 빠른 시간 내에 목표를 달성해야 한다.
이세 가지 과정을 거친다면 목표는 결과로 바뀌어 있을 것이다.
11. 파레토법칙을 이용한 시간관리
성공한 사람들의 특징은 자기 관리 능력이 철저해 컨디션이 최상일 때 가장 중요한 업무를 처리한다.
모든 고객을 핵심 고객으로 관리하는 것은 현실적으로 불가능하기 때문에 상위 20% 고객에 집중해야 한다. 이 방법이 100%의 고객을 관리하는 것보다 훨씬 쉬우면서 효율도 높다.
하버드 시간관리 비법
시간관리 노트를 일주일 동안 가지고 다니면서 직접적이든 간접적이든 당신의 만족도를 극대화할 수 있는 행동들을 기록해보자. 다음의 내용들이 포함되어 있을 것
1. 파트너와 대화하기(진지한 대화, 성과 있는 대화, 목적 없는 잡담이든 상관없다.)
2. 아이를 데리고 공원에 가서 놀기
3. 소설 읽기(추리소설, 연애소설, 고전소설 등 장르는 상관없다.)
4. 운동(조깅, 농구, 축구 등 아무 운동이나 상관없다. )
5. 좋은 기분에 사로잡혀 있기(한참 못 본 친구를 우연히 만났다든가, 급여가 오르는 것 등)
6. 명소를 여행하면서 힐링한다.
전형적인 일과표를 함께 살펴보았다. 이번 주에 했던 일 중에 가치가 있었던 건 어떤 것인지, 시간을 낭비해서 불만족스러운 건 어떤 것인지 돌아보자. 아마 다음의 내용이 포함되어 있을 것이다.
1. 집안일
2. 식품 구매
3. 수도세와 전기세 납부
4. 주간 직원회의 참석
파레토법칙을 이용해 일상생활을 조율하고, 시간을 관리해서 의미 있고 가치 있는 일을 많이 하자. 파트너와 대화를 나누고, 아이를 데리고 공원에 가서 노는 것, 좋은 책을 읽는 것은 여유 시간에 할 수 있다. 지금은 열심히 일해야 한다. 중요한 업무에 정신을 집중하고, 자신의 가치를 높이고, 수입을 올리기 위해 열심히 일하면 더 많은 돈과 여행을 갈 수 있는 시간이 생길 것이다.
시간을 충분히 이용하면 경제적인 안정감 부여, 자신의 가치 증진, 사업상의 발신, 신체 건강 등의 효과를 얻을 수 있다. 시간을 충분히 이용할 수 있는 가장 효과적인 방법은 올바르게 파레토법칙을 활용하는 것이다.
Part 3 나만의 시간관리표를 만들자
1. 시간관리에 도움이 되는 수단
어떤 업종에 종사하고, 어떤 회사를 다니던 자신에게 맞는 시간관리 수단으로 계획을 세워야 한다.
하버드 시간관리 비법
스케줄을 작성할 때 좀 더 신경 써야 하는 부분에 따라 적절한 방법을 사용해야 한다.
1. 스케줄러에 너무 많은 업무를 담지 않는다. 생각만으로 스케줄을 짜는 것이 아니라 자신의 희망과 실제 시간을 정확하게 파악한 다음 현실에 맞는 스케줄을 짜야 한다. 이렇게 하면 있어도 되고 없어도 되는 사소한 일들이 스케줄을 차지하고 있는 것을 막을 수 있다.
2. 실현 불가능한 꿈이 아닌 실현 가능한 것을 나열하라. 스케줄 속의 구체적이 내용이 아니라 스케줄 짤 때의 마음에 관한 이야기다. 터무니없는 상상이 아닌 그날 끝내길 희망하는 일을 적어야 한다.
3. 스케줄은 유연성이 있어야 한다. 스케줄에 끌려 다니지 않으려면 유연성이 필요하다. 스케줄을 변경하고, 삭제하고, 통제할 수 있어야 도움이 되는 스케줄이다.
4. 우선순위가 필요하다. 질서가 있어야 업무효율이 높아지고 더 많은 양의 중요한 업무를 끝마칠 수 있다.
5. 휴식, 잠깐 동안 몸을 움직이는 것처럼 자신에게 주는 선물도 스케줄에 넣어라. 대부분의 사람들이 쉬는 시간을 스케줄 마지막에 넣는다. 쉬는 시간을 스케줄에 넣지 않으면 당신은 쉴 수 없다. 쉬는 시간은 일과표의 마지막이 아니라 긴장하거나 피로해지기 직전과 같이 쉬면 좋을 시간대를 찾아 넣는 것이 바람직하다.
2. 시간계획 짜기
시간 계획을 짜기 가장 적합한 시간은 아침에 일어난 직후와 저젹에 쉬는 시간이다.
매일 조금의 시간을 투자해 시간계획을 세우면 하루의 업무효율을 높일 수 있다.
하버드 시간관리 비법
시간계획은 사람들의 사회활동 및 그 과정 속의 수단과 척도를 측정한다. 내용은 다음과 같다.
1. 어떤 사람(혹은 어떤 단체)이 어떤 활동(밥 먹기, 잠자기, 업무, 휴식 등)을 하는가.
2. 언제 해당업무를 해야 하는가.
3. 해당업무를 처리하는 데 필요한 시간은 얼마인가.
4. 일정한 주기(하루, 일주일, 한 달) 안에 해당업무를 하는 빈도와 목적에 따라 시간을 어떻게 분배할 것인가.
5. 해당업무를 하는 시간 순서가 어떤가.
6. 어디서, 어떤 사람과 해당업무를 하는가.
우선 시간계획은 정량분석을 통해 일정한 시간의 총량에서 각 활동의 연관성, 협동성, 보편성과 주기성을 밝힌다. 시간의 변수를 통해 전체적으로 개인의 업무와 생활 박식을 알고, 일상생활에서 각각의 활동을 하기에 가장 좋은 시기를 골라 확립하고, 개인업무 주기를 분석한다. 시간의 선택과 순서를 배치한 자료에 근거하여 시간을 이용하는 방식을 개선하고, 합리적으로 업무를 조직하고 생활을 적절하게 배치한다.
3. 일상생활의 시간관리 법칙
시간을 어떻게 관리하는지 모른다면 아무것도 얻는 것 없이 시간만 낭비하게 된다. 어떻게 시간을 관리하고, 어떻게 시간관리 기준을 세워야 하는지, 어떻게 시간을 축적시키는지 알아야 한다.
우선, 뚜렸한 목표가 있어야 한다.
두 번째는 분명한 과정이 있어야 한다.
세 번째는 비효율적인 업무는 최대한 피한다.
의사소통의 포인트는 서로 의기투합할 수 있는 시간을 찾는 것이다.
하버드 시간관리 비법
효율적인 계획을 세우기 전에 시간관리 기준을 세워 해당 계획을 끝내는 데 얼마나 많은 시간을 쓰는지 검사해야 한다. 필요하다면 시간 연구 방법을 사용하여 측정 할 수 있는 부분을 나눈 다음, 해당업무에 얼마의 시간을 사용해야 할지 실제 기준을 지정한다. 이런 방법은 다음의 특징과 효과가 있다.
1. 평소에 낭비로 보이지 않았던 일상생활 속 활동이 두드러지게 보인다. 이러한 활동을 지금 당신이 하고 있는 다른 누군가가 대신해서 하고 있든, 해당업무의 부분적 혹은 전체적인 위임을 고려해야 한다.
2. 업무를 다시 계획하라. 시간관리 기준의 주요 편차는 시간관리 행위에서 제기 된다.
적절한 시간관리 기준을 세우면 기계적이고, 둔해지고, 활기가 없는 생각을 떨치고 업무와 일상생활을 정상적인 궤도로 올릴 수 있다.
4. 나만의 시간관리 리스트 작성
시간관리 리스트 작성은 특정한 시간 내에 특정한 업무를 끝낼 수 있게 도와주며, 당신이 그 시간 동안 얻을 수 있는 최대 효율을 내도록 도와준다.
전체 시간 리스트 작성
1년 안에 끝내야 하는 업무나 목표를 모두 작성하고, 구체적이 목표를 분류한다.
일일 시간 리스트 작성
1. 한 가지 일을 끝내는 데 필요한 시간을 계산한다
2. 탄력적으로 여지를 남긴다
3. 단호하고 정확한 선택을 한다
4. 일일 시간관리 리스트의 실천 효과를 구체적으로 점검한다
하버드 시간관리 비법
제안한 내용대로 리스트를 작성하면 시간관리를 완벽하게 할 수 있을 거라 생각할 것이다. 조금 더 정교한 시간관리를 하려면 아직 끝내지 못한 업무들을 찾아던 다음 왜 업무를 끝내지 못했는지 전체 계획을 조금 더 세밀하게 분석해야 한다.
1. 하루에 너무 많은 일정을 짜지 않았는가?
2. 어떤 한 가지 일을 처리하는 데 너무 많은 시간을 쓰지 않았는가?
3. 중요하지 않은 일에 시간을 낭비하지 않았는가?
4. 외부의 방해 때문에 오늘 계획된 일을 끝내지 못했는가?
원인을 찾아냈다면, 이 문제를 어떻게 개선할지 생각해보자.
1. 일정표에 부족한 점이 있는가?
2. 업무효율을 높일 수 있는 방법에는 어떤 것들이 있는가?
3. 당신이 좀 더 효율적으로 끝낼 수 있는 일에는 어떤 것이 있는가?
마지막으로 당신이 보낸 하루의 의의와 가치를 자세히 살펴보자. 일일 리스트를 실전하면서 업무효율이 대폭 상승되었는가? 전체 시간 리스트와 목표를 향해 또 한걸음 더 가까이 나아갔는가? 그렇지 않다고 대답했다면, 이러한 문제를 어떻게 해결하면 좋을까?
나의 시간관리 리스트를 실천할 때 완강한 의지와 인내심이 있는 사람이 승리자다. 중간에 포기하는 사람은 영원히 승리의 기쁨을 맛보지 못할 것이다.
5. 매일 시간을 대하는 태도
하버드 대학의 교수들은 학생들에게 1분을 잘 활용하면 목표를 이룰수 있다고 말한다.
목표를 성취하려면 멀리 보는 시각으로 자신의 인생과 사업에 대한 계획을 세워야 한다. 사회 초년생이라면 몇년간은 열심히 일하면서 자신이 가진 잠재력을 모두 발휘해야 돈을 벌 수 있는 지점에 도달하게 된다.
하버드 시간관리 비법
시간관리를 시작하기 전에 “나는 현실에 만족하는가?"라고 매일 자신에게 물어라. 충실하게 사는 게 어려울 때가 있고, 어제나 내일이 오늘보다 더 나을 수도 있다.
어제나 내일에 비해 당신은 무엇을 알게 되었는가? 당신의 인생관은 오늘의 할일, 즐거움, 기회에 집중하고 있지 않은가?
오로지 오늘만이 현실이기 때문에 현실의 각도에서 문제를 해결해야 한다고 말하는 사람들도 있다. 당신은 이 의견에 동의하는가? 의미적으로 따지고 보면 어제도 현실이고 내일도 현실이다. 현실이라는 것을 당신이 보고, 느끼고, 만질 수 있는 것이라고 정의한다면 의미를 축소시킨 것이다. 현재를 소홀히 하고 내일을 중요하게 생각한다면 오늘은 당신에게 현실인 것이다.
현실 도피는 오늘이라는 현실을 피하기 위해 자신도 모르게 허황된 일이나 게임으로 마음을 돌리는 것이다. 현실 도피 자체의 좋고 나쁨을 정확하게 판단할 수는 없다. 심신을 회복하기 위해 혹은 휴식을 가지기 위해 현실을 도피하는 게 아니라 습관적으로 현실 도피를 한다면 어떠한 방법의 시간관리도 무용지물이다.
6. 제대로 못 하는 것보다 거절하는 것이 낫다
어쩔 수 없이 거절해야 하는 순간도 있다. 그렇기 때문에 다른 사람의 부탁을 거절하는 방법을 아는 건 매우 중요하다.
거절하는 방법만 배워도 일에 집중할 수 있다.
1. 사람이나 사물을 교묘하게 바꿔 상대방을 속이는 방법
2. 혼잣말을 하는 방법
3. 먼저 승낙한 다음 바꾸는 방법
4. 상대방의 전의를 상실시키는 방법
하버드 시간관리 비법
친구가 당신에게 어떤 일을 맡기려고 한다. 당신은 이미 할 일이 넘쳐나거나 해당일에 별로 관심이 없다면 억지로 응답할 필요 없다. 진심을 다해 완곡하게 거절하면 된다. 거절의 법칙에 관한 몇 가지 사항을 살펴보자.
1. 부탁하는 사람의 요구를 인내심 있게 경청한다.
2. 바로 결정할 수 없거나 요구를 받아줄 수 없다면, 생각할 시간이 필요하니 언제까지 답변을 주겠다고 분명하게 말하라.
3. 상대방의 요구에 대해 신중하게 고민해보았다는 것과 상대방이 얼마나 중요한 사람인지 부탁하는 사람이 느낄 수 있을 만큼 충분히 보여준 다음 거절한다.
4. 거절할 때는 진지하고 확고한 태도를 보이면서도 상냥하고 친절해야 한다.
5. 거절하는 이유를 말하는 것이 가장 좋다.
6. 당신이 거절하는 것은 상대방이 부탁한 일이지, 상대방 자체가 아니라는 걸 분명히 알도록 해야 한다.
7. 제3자를 통한 거절은 절대로 하지 않는다. 이러한 행동은 상대방으로 하여금 당신이 나약하고 진지하지 못한 사람으로 여겨질 수 있다.
거절할 때 한 가지 법칙이 있다면 신중하게 응답해야 한다. 그렇지 않으면 본래 일이 아닌 다른 일들로 당신의 시간을 낭비하고, 상대방과 자신 모두에게 만족스럽지 못한 결과를 얻게 된다.
7. 최적의 업무시간 알기
중요한 일을 최적의 시간에 한다면 노력을 덜 들이고도 더 좋은 성과를 거둘 수 있다.
휴식시간이 지나치게 길면 시간을 낭비하고 집중력을 잃을 수 있다. 휴식시간이 너무 짧으면 피로를 제대로 해소하지 못했기 때문에 업무에 방해받을 수 있다.
1. 업무가 자신에게 맞는지 먼저 확인한다.
2. 일하는 방식이 올바른지 확인한다.
3. 업무가 자신의 장기적인 발전에 도움이 되는지 확인한다.
하버드 시간관리 비법
사람들은 각자 자신만의 생활규칙과 생체리듬이 있다. 아침에 활력이 넘치는 사람이 있고, 밤에 정신이 맑아지는 사람이 있다. 매일 바쁘게 보내도 피곤해 보이지 않고 오히려 활력이 넘치는 사람도 있다. 피로를 느낄 때 신체의 균형이 깨진다. 만병은 불균형에서 오는 것이다. 피로를 떨치고 싶다면 방법을 찾아야 한다.
1. 규칙적인 생활습관을 가진다. 올바른 수면습관은 활력을 준다. 밤 11시 전에 잠들면 다음날 체력과 사고력이 엄청나게 회복한다. 피로를 회복하는 가장 효과적인 방법은 자신의 생체시계에 맞게 생활하고 일하는 것이다.
2. 꾸준한 운동으로 체력을 증진시키는 것은 노화를 방지하는 지름길이다.
3. 신중하고 합리적으로 식습관을 조절한다.
4. 즉각적으로 감정 컨트롤을 한다. 사람에게 피로감을 주는 건 체력의 부족도 있지만 실망, 초조함, 두려움, 분노 등 각종 감정적인 원인도 있다. 꾸준히 감성 컨트롤을 하고, 고민거리를 의식적으로 해소해서 몸과 마음을 건강하게 만들자.
8. 효율적인 업무에 집중한다
최대치의 힘으로 가장 효율적인 업무를 처리하고, 집중하려면 먼저 자신의 집중력이 가장 잘 발휘되는 시간을 찾아야 한다.
집중력이 가장 좋을 때를 알면 업무효율을 높일 수 있다.
하버드 시간관리 비법
효율적인 업무에 집중하려면 마음을 분산시키는 요소들을 제거해야 한다. 마음을 분산시키는 사람, 일, 사물 등은 시간을 낭비하게 만든다. 이러한 것들은 지금 해야하는 업무와 계획 중에 있는 일의 흐름을 끊어버린다.
이러한 상황을 피하기 위해서는 방해하는 물건들을 최대한 밖으로 끌어내야 한다. 사무실 안에 개인적인 공간이 있다면 문을 닫고, 책상은 복도와 최대한 멀리 배치한다. 전화기는 자동응답모드로 전환시키고, 문 앞에 '방해금지'라는 팻말을 붙인다. 사무실을 동료들과 함께 쓴다면 동료와 약속한 업무시간 동안 대화를 최소한으로 줄인다. 동료가 부탁을 해오면, 자신의 업무와 상충되는 일일 경우에 완곡하게 거절한다. 단, 직접적으로 상충되지 않고 자신의 업무를 끝마치는 데 영향을 주지 않을경우에는 응답해도 좋다.
다른 사람 때문에 업무에 지장을 받고 집중할 수 없을 땐 시간을 내서 그 사람과 대화를 나누거나 전화로 이야기한다. 물론 그 시간이란 업무 외의 시간을 말한다. 그리고 다른 사람이 만들어놓은 스케줄이 아니라 자신의 스케줄대로 업무를 처리한다.
자신의 시간을 잘 통제할수록 업무 집중도가 높아지고, 자신의 삶을 제대로 지배할 수 있다.
9. 잘못을 인정하고, 완벽주의와 작별하라
시간관리에 있어 적당한 때를 알고 내려놓는 것이 즐겁고, 기쁜 마음을 유지할 수 있는 방법이다.
일단 시작하고 판단은 다음에 하라. 너무 이른 판단은 당신을 발전할 수 없게 억눌러 버린다.
하버드 시간관리 비법
어떻게 해야 이 복잡한 사회에서 완벽 추구가 만들어낸 나쁜 영향을 피할수 있을까?
1. 문제의 근원을 찾는다. 일단 근원을 찾고 나면 해결하는 건 쉽다. 대부분 완벽 주의자들의 문제점은 어떻게든 문제점을 찾아내려고 한다. 소위 말하는 가장 완벽한 상태에 이르려고 하는 것이다. 그들은 99.9%에서 100%에 도달하기 위해 필요한 0.1% 때문에 표준보다 몇 배의 시간과 체력을 사용한다. 어떤 일이든 마지막 0.1%가 가장 어렵다는 사실은 다들 알고 있을 것이다. 0.1% 때문에 눈앞에 있는 것을 놓칠 수도 있다. 얻는 것보다 잃는 것이 더 많기 때문에 애써 완벽을 추구하지 않아도 된다.
2. 어떤 일이든 규칙이 필요하다. 규칙적으로 생활하면 정상적으로 꾸준히 학습하고 일할 수 있다. 취미생활을 만드는 것도 중요하다. 취미생활, 동호회 활동은 완벽하려고 하는 마음을 분산시켜 준다.
3. 평정심을 유지하라. 이 세상에 완벽한 것은 없으니 완벽하려고 고집부릴 필요가 없다. 언제 어떤 일을 하건 평정심을 유지하라.
Part 4 권한부여와 업무위임은 더 효율적으로 시간을 이용할 수 있다
1. 자신의 역할 제대로 이해하기
우리는 업무상 자신의 역할이 무엇인지, 어떤 일을 해야 하는지를 확실히 알고 효율적인 업무방법을 찾아야 한다.
현명한 관리자는 부하직원에게 충고해주거나 자원을 제공하여 업무 중에 발생한 문제를 해결하도록 돕는다.
하버드 시간관리 비법
직장생활에서 팀원마다 각자의 책임과 해야 할 일이 나눠져 있다. 팀의 구성원으로 일을 할 때 팀의 목표를 이루기 위해 책임감을 가져야 한다.
1. 자신의 위치를 파악한다
회사나 팀에서 각자의 위치가 있고, 그에 따라 책임져야 하는 부분이 있고, 책임지지 않아도 되는 부분이 있다. 자신의 위치를 지키면 된다. 다른 사람의 책임 범위를 침범하면 이미 정해진 업무 질서가 깨진다.
2. 혼자만 영웅이 되는 걸 막아야 한다
일을 하다 보면 혼자서만 영웅이 되려는 직원들을 볼 수 있다. 자신의 커리어는 갈수록 좁아지고, 소속한 곳의 발전에는 전혀 도움이 안 된다. 아무리 능력 있는 직원일지라도 우월감에 빠져서는 안 되며, 단체의 이익을 중점을 두어야 이익을 얻음 수 있다는 걸 명심하자.
3. 다른 사람과 함께 일하라
자신의 가치를 실현하려면 혼자만의 힘으로 부족할 때가 있다. 다른 사람과 함께해야 하거나 도움이 필요한 경우가 있다. 회사 내에서 직원은 자신에게 맞는 책임을 분명히 하고, 자신의 역할을 잘 수행하면 된다.
자신의 역할이 무엇인지 확실히 알고 있어야 상사의 호감을 얻을 수 있고, 단체의 이익 속에서 자신의 이익도 얻을 수 있다. 자신의 능력이 부족하더라도 단체 속에서 도움을 받고 직장 내에서 성공할 수 있다.
2. 업무위임의 기능 이해하기
훌륭한 관리자는 업무위임으리 기능을 이해하고, 부하직원들이 갖고있는 능력을 충분히 발휘할 수 있도록 한다.
1. 업무위임은 관리자의 업무부담을 줄일 수 있다.
2. 직원들의 적극성을 고취시켜 지혜를 발휘하도록 한다.
3. 조직을 좀 더 수평적으로 만들 수 있다.
관리자는 완전한 부하직원의 일로 만들어야 한다. 관리자가 업무위임을 할 때 해당업무의 책임과 권한도 동시에 위임하는 것을 말한다.
하버드 시간관리 비법
업무위임은 시간관리에서 중요한 부분이다. 관리자가 더 중요한 일을 처리할 수 있는 시간이 생기고, 부하직원의 업무능력도 향상시킬 수 있어 업무효율이 동시에 올라간다. 성공적인 업무위임을 위한 몇 가지 단계를 참고하자.
1. 적임자를 선택한다
업무를 위임할 사람을 고를 때 두 가지 사항을 주의해야 한다. 첫째는 업무를 위임받을 사람이 해당업무를 끝마칠 수 있는 능력이 있는지 고려해야 한다. 둘째는 업무을 위임받을 사람이 해당업무를 끝마칠 수 있는 충분한 시간이 있는지 고려해야 한다. 업무를 제시간에 끝마치려면 기존 업무와 충돌이 일어나지 않아야 한다.
2. 확실하게 일을 전달한다
업무를 위임할 때 최종 목표와 마감기한, 실행 방법 등을 확실하게 전달한다. 인수인계를 대강하면 업무를 위임받은 사람이 실수할 확률은 더 커진다. 관리자는 질문을 던져가며 업무를 위임받은 직원이 확실하게 이해하고 있는지 확인해야 하다.
3. 업무진도를 체크한다
불시에 업무진도를 감독해야 한다. 지나치게 엄격하면 반감을 사거나 업무에 영향을 줄 수 있고, 반대로 너무 가벼우면 업무에 별로 관심이 없는 것처럼 보여 부하 직원들의 열정이 식을 수도 있다. 업무진도를 감독할 때는 적당한 거리를 유지해야 한다.
4. 격려와 지원을 한다
업무를 위임받은 직원들에게 적합한 지원을 해주고, 하고 있는 업무에 대해 긍정적인 표현을 하며 격려를 아끼지 않아야 한다. 그래야 위임받은 업무에 대해 자신감이 생겨 업무의 질이 높아지고 진도도 빨라진다.
5. 최종평가를 한다
위임한 업무가 끝나면 즉시 최종평가를 하라. 자신의 업무위임이 성공적이었는지, 업무를 위임받은 직원은 성공적으로 일을 잘 끝냈는지를 분석한다. 성공적이었다면 경험을 정리하고, 한층 더 나아갈 수 있도록 칭찬하고 그렇지 않았다면 교훈으로 삼아 다음 업무위임을 준비한다.
3. 직원의 능력에 따른 업무위임
성공한 지도자는 절대 사사건건 직접 나서지 않는다. 인재기용, 업무처리, 경제, 관리 등의 방면에서 부하직원들이 자신의 창의력과 적극성을 충분히 발휘하여 조직의 목표를 달성할 수 있도록 시기적절한 업무위임을 진행한다.
직원의 태도에 따른 업무위임 스타일
1. 업무를 받아들이기 싫어하고 제대로 이해 못 하는 사람
2. 능력은 부족하지만 업무를 받아들이는 사람
3. 능력은 있지만 업무를 받아들이기 싫어하고 이해 못 하는 사람
4. 능력이 있어서 업무를 받아들이는 사람, 능력과 자신감이 있어서 업무를 하려는 사람
현명한 업무위임자 선정
1. 성실하고 사심이 없는 사람
2. 적극적인 희생자
3. 혁신적인 능력자
4. 단결을 좋아하는 협력가
5. 독립심이 강한 사람
6. 가끔씩 실수를 하지만 개선의 기회를 가진 사람
하버드 시간관리 비법
성공적인 업무위임을 위해서는 상응하는 기술을 배우고, 업무위임 자체의 기능과 작용을 증진시켜야 한다. 관리자들이 업무위임을 할 때 시도해보면 좋을 유용한 비결 몇 가지를 소개한다.
1. 일의 목적과 마감기한을 분명히 한다
업무위임을 할 때, 최종 목적이 무엇인지, 언제까지 목적을 달성해야 하는지 등의 기본적인 정보를 직원에게 전달해야 한다. 이러한 부분을 확실하게 알아야 직원들도 방향을 제대로 잡을 수 있다.
2. 더 상세하게 질문한다
상대방에게 질문할 때 구체적으로 말해야 한다. "이해했나요?", "알겠나요?와 같은 방식으로 질문하면 직원들은 자존심에 상처를 받을까봐 쉽게 입을 열지 않는다.
3. 업무위임 후 시기적절하게 손을 뗀다
다그지는 것보다 처음부터 모든 것을 확실하게 알려준 다음 직원이 알아서 처리하도록 손을 떼는 것이 좋다. 관리자의 체력도 아낄 수 있고, 직원도 자신의 능력이 어떤지 확실하게 알 수 있다.
4,해당 일을 통해 어떤 것을 얻을 수 있는지 확실히 알려준다
업무능력이 성장하고, 금전적으로도 보상이 주어진다. 관리자가 단지 자신의 일이 너무 많아서 일을 넘기는 것은 업무위임이 아니라 '관리자의 잡일을 도와주는 것이 된다.
4. ‘역 업무위임’의 상황 방지
'역 업무위임'이란 업무위임 후 부하직원이 가져야 하는 책임과 권한을 상사에게 미루는 행위를 말한다.
1. 지시형 역 업무위임
2. 문제형 역 업무위임
3. 선택형 역 업무위임
4. 사실형 역 업무위임
5. 도피형 역 업무위임
하버드 시간관리 비법
역 업무위임의 원인을 살펴보았다. 관리자가 조금만 신경 써서 업무 분위기를 조성하면 역 업무위임을 피할 수 있다.
1. 업무를 위임할 사람을 고를 때는 대책을 잘 세워야 한다. 빠른 시일 내에 업무를 위임할 적임자를 찾는 것이 역 업무위임을 피할 수 있는 전제 조건이다.
2. 업무를 위임할 때는 '책임, 권리, 이익' 세 가지를 확실하게 위임해야 한다. 전면적이고, 상세하고, 유동성이 있을수록 부하직원이 더욱 적극적으로 변하기 때문에 역 업무위임을 방지할 수 있다. 역 업무위임을 피할 수 있는 가장 기본적인 조건이다.
3. 업무보고를 들을 때는 '왜'라는 질문을 자주하라. "왜 이렇게 했나요?", "또 다른 방안이 있나요?", “이러한 상황이 발생했을 때는 어떻게 처리해야 할까요?" 등의 방식으로 부하직원이 스스로 정답을 찾을 수 있도록 하는 게 좋은 방법이다.
4. 도움을 요청했다면 반문을 통해 그의 생각을 도출해내라. 부하직원이 몇 가지 방안으로 도움을 요청하면 대답하지 말고 반문해서 그의 생각이 어떤지 물어본 다음 참고할 수 있도록 제안한다. 부하직원 스스로가 생각이 있고, 견해가있고, 재능이 있다는 걸 일깨워주자.
5. 위임한 업무가 끝났을 때 평가한다. 성과를 인정하고 부족한 점은 지적하라.
평가를 하는 이유는 첫째, 업무를 중간에 흐지부지하지 않고 잘 끝마친 것을 '칭찬하기 위해서다. 둘째, 생각과 견해를 얘기하는 것으로 부하직원의 대한 관심을 표현하기 위해서다. 셋째, 포상을 통해 업무의 실질적 효과를 높이기 위해서다.
5. 업무위임을 잘하면 시간관리에도 효율적이다
관리자는 업무위임의 기능을 잘 이용해야 번거로운 업무에서 벗어날 수 있다.
업무위임을 효과적으로 시행하면 회사는 이익을 얻을 수 있고, 업무를 위임받은 직원도 어느 정도 선에서 결정을 내릴 수 있다.
하버드 시간관리 비법
자신이 가진 잠재능력을 모르는 직원들이 많다. 관리자가 그들의 잠재능력을 발견하고 성장시킨다면 회사의 입장에서는 많은 인재를 보유하게 된다. 업무위임은 직원의 잠재능력을 발굴할 수 있는 방법 중에 하나다. 하지만 업무위임에 대한 잘못된 인식을 가진 관리자들도 있다.
1. 업무위임은 부하직원이 상사의 업무와 그에 따르는 책임도 같이 부담하는 것이다.
2. 부하직원은 업무를 끝마치는 데 필요한 자원과 권한을 가져야 한다. 해당업무를 진행할 때 직책에 맞는 책임, 권리, 이익이 부하직원에게 분명히 주어져아 한다.
3. 업무를 위임하는 사람은 위임한 업무와 위임을 받는 사람에 대한 책임을 져야 한다. 위임한 업무에서 문제가 발생하면 업무를 위임한 상사 역시 책임을 져야 한다.
4. 부하직원이 업무를 끝마쳐야 하므로 어떻게 진행할지 직접 결정하도록 한다. 업무를 위임한 사람은 업무의 진행과정을 감독하고 지도하는 역할만 하면 된다.
5 업무위임은 부하직원에게 업무를 배울 수 있는 기회를 제공하는 것뿐만 아니라, 부하직원 스스로 업무를 완성할 수 있는 능력을 갖추게 만들기도 한다. 업무위임을 받는 건 원래 부하직원이 해야 하는 일 중에 하나이다. 그래서 이미 업무 관련 기술이나 능력을 갖추어서 직책에서 필요로 하는 요구사항들을 하고 있더라도 업무위임은 해야 하는 것이다.
6. 업무위임 후 평가하기
업무위임을 좀 더 효율적으로 하려면 위임하려는 업무의 내용, 위임을 받을 사람에 대해 다방면으로 평가를 해야 한다.
하버드 시간관리 비법
유능한 관리자들은 자신의 업무위임 능력을 평가하는 데 익숙하다. 그들은 다음의 특징을 가지고 있다.
1. 스스로의 능력에 자신감이 있다.
2. 시간관리 방법을 안다.
3. 직무내용을 중요하게 여기며, 파레토법칙을 잘 이해한다. 20%의 직무내용에서 핵심가치는 무엇인지, 어떤 부분을 잡아야 하는지 확실히 알고 있다.
부하직원의 직무내용과 능력에 따라 책임과 권한을 다르게 부여하고, 지도성을 띤 의견을 제시하거나 필수적인 교육을 제공한다. 이때 그들이 제시하는 의견은 명령이나 지시가 아닌 참고할만한 의견이며, 부하직원들이 더 효율적으로 업무처리를 할 수 있도록 도와주고 지도해준다. 관리자가 회사의 목표, 팀의 목표, 부하직원의 목표를 정확하게 알고 있다면 업무는 상당히 쉬워질 것이다.
7. 준비를 확실하게 한 다음 업무위임을 하자
부하 직원에게 업무위임을 하면 직접 처리해야 할 업무의 양이 줄어들고, 중요한 업무를 처리하는 데 시간과 정신을 집중할 수 있다.
관리자는 위임할 수 있는 업무와 위힘할 수 없는 업무를 분명하게 알고 있어야 한다.
하버드 시간관리 비법
사람들은 업무를 다섯 가지 단계로 나눈다. 단계에 따라 위임도 달라져야 하는데 구체적인 내용을 살펴보자.
1. 관리자만 처리할 수 있는 업무는 절대로 위임할 수 없다. .
2. 관리자가 처리해야 하면서 다른 사람의 도움이 필요한 업무라면 일부분을 위임한다. 필수적인 준비를 할 수 있도록 최대한 도움을 받은 다음 처리한다. ''모든 준비를 마쳤으나 마지막으로 중요한 조건이 갖춰지지 않다."는 말처럼 중요한 조건이 갖춰지지 않아 위임을 할 수 없다면, 관리자가 처리해야 하는 업무이기 때문에 다른 업무들을 모두 위임해야 한다.
3. 자신은 물론 다른 사람도 충분히 처리할 수 있는 업무는 최대한 위임한다.
4. 다른 사람이 처리해야 하는 업무지만 때에 따라 도움이 필요한 업무라면 위임해야 한다.
5. 다른 사람이 처리할 수 있는 업무는 반드시 위임해야 한다.
관리자는 '위임 불가', '부분 위임', '최대한 위임', '마땅히 위임', '반드시 위임' 이 다섯 가지 단계를 반드시 알고 있어야 한다.
8. 효율적인 업무위임의 원칙과 방법
하버드대학의 교수들은 업무위임은 성공한 관리자들이 갖춰야 할 중요한 기술 중에 하나이며, 넘쳐나는 업무를 처리할 시간 없는 관리자들이 신경을 끌 수 잇는 장치라고 말한다.
효율적으로 업무를 위임하려면 관리자는 업무위임 방법을 잘 파악하고 있어야 한다.
하버드 시간관리 비법
관리자들은 부하직원이 새로운 부서에서 새로운 업무를 할 수 있도록 다른 부서, 다른 직위의 업무를 교차한다. 부하직원에게 배정된 부서와 업무 가치가 그들에게 새로운 재미를 주기도 한다.
1. 중요한 업무를 위임하지 않는다. 최우선적이면서 관리자가 직집 처리해야 하는 특정한 업무는 반드시 직접 처리한다. 문제가 생겼을 때 더 큰 문제를 가져올 수 있기 때문에 이러한 업무는 관리자가 직접 처리하는 게 가장 좋다.
2. 기밀성의 업무도 위임하지 않는다. 업무내용에 관리자만 알아야 하는 기밀성의 정보가 있다면 위임하면 안 된다.
9. 업무위임의 순서
업무를 위임하기 전에 부하직원에게 해당업무를 위임하는 이유를 설명해야 한다. 이때 부하직원에 대한 확신, 관심, 믿음 등 긍정적인 부분을 강조해야 한다.
의사소통의 방법
1. 직접 마주보고 하는 의사소통
2. 전화로 하는 의사소통
3. 다양한 매개체를 통한 의사소통
업무를 위임하는 것은 일반적으로 권력을 내려놓는 것이다. 처음부터 확실한 규칙과 기대하는 가치를 설정하는 것이 매우 중요하다.
하버드 시간관리 비법
업무위임은 간단하게 업무를 부하직원에게 넘기는 것이 아니다. 상세하게 논의하고 업무를 배정하는 과정이기 때문에 소통하는 기술이 필수적이다. 조화와 신임, 이해와 격려가 동반돼야 한다. 업무위임과 관련된 의사소통 단계는 다음과 같다.
1. 해당업무의 목표와 전체적인 정보, 예상되는 결과를 최대한 서술해야하다
2. 성과기준과 마감기한이 일치해야 하기 때문에 공동의 진도표를 만든다.
3. 어떤 도움과 기술적 교육이 필요한지, 또 이러한 교육을 언제 제공해야 하는지 확인한다.
4. 각종 변수, 자원, 예산의 범위를 정한다.
5. 관리자는 자신이 기대하는 결과, 피드백 정보, 피드백 방식, 빈도, 경로를 부하 직원에게 분명하게 알린다. 예를 들어 주1회 보고를 한다면 토요일 오전에 열리는 주간회의에서 부하직원이 15분간 진도를 보고하게 한다.
6. 위임하는 권한의 크기를 정확하게 알려주고 미리 약속해야 한다. 부하직원의 능력에 대한 신뢰도와 업무의 까다로움, 다른 사람에게 알리는 것의 중요성 등 기준을 정해 어떤 문제점이 생겼을 때 누구에게 말해야 하는지, 또 어떠한 성황에서는 누구를 찾아야 하는지 알린다.
10. 업무위임 과정 통제와 감독
관리자가 업무를 위임할 때 신경 써야 할 과제는 부하직원이 위임한 업무를 수행할 때 실패하지 않을 것을 보장해야 한다.
일반적으로 부하직원에게 업무를 위임했다면, 그가 해당업무를 충분히 감당할 수 있을 거라고 믿어야 한다.
업무진행 과정을 평가하는 방법은 반드시 명확해야 한다.
하버드 시간관리 비법
관리자, 부하직원에 관계없이 이미 끝낸 업무를 학습의 기회로 삼아야 한다. 일을 끝마치면 어떻게 하는 게 올바르고, 어떻게 하는 게 잘못된 것인지, 어떤 식으로 업무를 끝내는 게 더 좋은지 평가해야 한다. 이밖에 다음과 같은 방법도 있다.
1. 해당업무가 어떤 영향을 미쳤는지 직원에게 물어본다.
2. 직원의 성과를 인정하고 완성도가 높은 일은 칭찬한다.
3. 지도해주거나 일을 끝내는 데 필요한 별도의 교육으로 직원이 성장할 수 있도록 지원해주어야 한다.
직원이 업무를 훌륭히 잘 수행했다면 그에 맞는 인정을 해야 한다. 동료, 상사, 고객 등 관련된 모든 사람에게 인정받을 수 있도록 하자.
업무위임은 시간관리에서 가장 효율적인 수단이다. 이를 잘 이용한다면 다른 사람이 해도 되는 업무를 당신의 스케줄에서 삭제할 수 있으며, 잠재적인 영향이 큰일을 하는 데 더 많은 시간을 투자할 수 있다. 영향력이 높은 일은 효율적이면서 가치가 높은 것을 선사할 것이다.
Part 5 업무시간관리 장애극복
1. 좋지 않은 업무환경을 어떻게 헤쳐 나갈 것인가
관리자로서 효율적으로 업무를 처리하고 싶다면 시간을 낭비하는 요소들을 제거할 방법을 이용해야 한다.
하버드 시간관리 비법
업무위임의 방법으로 방해하는 문제를 해결할 수 있다. 만약에 당신만 그 문제를 해결할 수 있다면 바로 처리한 후 다른 업무에 집중해도 된다. 방해하는 요소를 제거하는 데 반나절을 썼다고 해도 남은 시간 동안 정신을 집중할 수 있다. 찾아오는 사람들에게 꼭 문을 열어줄 필요는 없다. 예고 없이 방문하는 사람들은 거절하는 것이 좋다.
1. 예고 없이 찾아온 사람은 급한 일인지 혹은 바로 처리할 수 있는 일인지 확인 한다.
2. 가능하다면 방문자와 만날 수 있는 시간을 별도로 정한다.
3. 가능하다면 방문자에게 다른 적임자를 소개한다.
4. 하고 있던 업무를 갑자기 내려놓지 말고, 어디까지 처리했는지 메모를 해둔다.
그래야 방해하는 문제를 해결한 다음에 하던 일을 다시 할 수 있다. 꼭 필요하다면 방해하는 업무를 처리한 다음 그 전의 업무로 돌아가도록 한다.
2. 어수선한 업무공간 정리
하버드 시간관리 연구원들은 업무공간을 정리하면 시간을 아낄 수 있고 업무효율을 높일 수 있다고 말한다.
하버드 시간관리 비법
사무실 책상을 정리할 때 여러분이 참고로 삼을만한 팁들이 있다.
1. 결합상품
사무실에서 필요한 물건이 많다면, 두가지 혹은 그 이상의 기능을 가진 물건을 구입한다. 휴대폰 거치대와 메모홀더가 결합된 물품처럼 다양한 기능을 가진 물건을구입하면 책상 위의 공간을 많이 절약할 수 있다.
2. 걸 기
걸어서 보관할 수 있는 물건도 있다. 사무실의 파티션이나 벽을 무시하면 안 된다. 캘린더를 벽걸이 달력으로 바꿔서 파티션 또는 벽에 걸거나, 캘린더의 당월 부분만 찢어서 파티션에 붙이면 날짜를 더 정확하게 파악할 수 있다. 펜도 걸어서 보관할수 있다. 볼펜 뚜껑에 끈을 달고, 파티션에 갈고리를 붙여서 거기에 걸면 필통이나 볼펜 케이스를 놓을 위치를 절약할 수 있다. 혹은 구부러진 볼펜을 구입하면 따로 끈을 달지 않아도 갈고리에 걸 수 있다.
3. 분 류
사무실에 쌓여 있는 서류들을 분류한다. 어제 처리를 끝냈지만 제출하지 않은 서류는 1번, 오늘 처리해야 하는 서류는 2번, 보충 자료는 3번, 이런 식으로 나눠서 '분류’하는 방법을 사용해보자. 책꽂이는 이미 구역이 나눠져 있으니, 분류대로 서류, 자료, 책 등을 꽃고 그 앞에 라벨을 붙이면 된다.
4. 수 납
사잘한 물건들이 너무 많다면 수납함을 사서 문구, 명함, 포스트잇 등을 담는 게 가장 좋은 방법이다. 사용하기에도 편리하고 보기에도 깔끔해 보인다.
3. 사장의 생각 읽기
사장과 보조를 맞추는 것은 직원과 사장이 서로 윈윈할 수 있는 중요한 전제조건이다.
하버드 경영대학원의 원장이었던 킴 B. 클라크는 대부분의 사람들이 사업을 하면서 큰 인물이 될 수 없는 주요 원인 중에 하나가 사장의 입장에서 생각할 줄 모르기 때문이라고 말했다.
하버드 시간관리 비법
사장의 입장에서 생각을 한다면 회사의 생존과 발전은 직원이 가장 원하는 일이고, 다음의 능력을 갖춰야 한다.
1. 책임감이 있고 맡은 바 일에 최선을 다해야 한다. 사장은 책임감이 있는 직원을 좋아한다. 그런 직원은 사장의 마음을 편안하게 해주고 걱정을 덜어준다. 사장이 있건 없건 한결같고, 이런 직원에게 업무를 넘기면 자신의 일처럼 처리한다.
2. 가족을 부양할 능력을 갖춰야 한다. 직원들은 월급의 액수에 신경을 많이 쓴다. 자신의 가족을 부양할 돈이기 때문이다. 직원이 지나치게 작은 돈도 따지고 드는 것은 그 돈이 정말 고생해서 번 돈이기 때문이다. 제한된 금액을 효율적으로 사용하는 능력을 갖추어야 한다.
3. 사장의 간섭에 불평하지 않는다. 사장은 월급을 주는 사람이다. 듣지 않으면 업무는 사라질 것이고 일이 없으면 월급도 없다. 그렇기 때문에 직원들은 억울해도 참는다. 참고 있지만 마음속으로는 여전히 억울하다. 단지 겉으로 내색하지 않을 뿐이다.
4. 어떤 일을 하건 그 일을 좋아해야 한다. 지금 하고 있는 일이 자신의 전공이 아닐 수도 있고, 좋아한다고 해서 그 일을 할 수 있는 게 아니다. 모르면 어떻게 해야 할까? 열심히 배워라. 잘 배우고 부지런히 배워야 한다. 배우지 않으면 경쟁이 치열한 사회에서 도태될 수 있다. 그러니 어떤 일을 하게 되더라도 그 일을 잘 이해하고 좋아해야 한다.
4. 업무간소화
문제를 단순화하는 것은 업무간소화의 중요한 원칙이다. 자신의 업무를 올바르게 구성하고 분배하려면, 먼저 자신의 시간을 정확하게 계산하고 통제해야 한다.
문제를 단순화하면 우리가 업무의 중점을 파악하고 가장 중요하거나 급한 일에 집중할 수 있게 도와준다.
1. 명함을 이용한 효율적인 인맥관리
2. 알맞은 노트 사용
3. 주변환경 관리
하버드 시간관리 비법
업무간소화를 습관으로 만들고 싶다면 지금 바로 실행하면 된다. 하버드대학 연구원들이 제안하는 가장 실용적인 업무간소화 방법을 살펴보자.
1. 업무의 목표와 구체적인 바람을 확실하게 안다면 두 번 일하지 않을 수 있고, 실수할 가능성도 줄어든다. 자신이 무엇을 해야 하는지, 업무의 목표가 에떠한 영향을 주는지, 해당목표가 어떤 의미가 있는지 확실하게 파악한 다음에 업무를 진행하는 것이 좋다.
2. 우선순위에 따라 업무를 진행하도록 상사에게 알리자. 업무부담을 크게 줄일수 있다.
3. 소통이 필요하지 않다면 시간을 낭비하지 말자. 굳이 필요하지 않은데 소통하느라 자신의 시간과 체력을 낭비하지 말자. 동료 또는 고객과 소통하지 않으면 어떤 변화가 있는지 시도해보자.
4. 업무 자체에 집중한다. 일할 때 성과와 실적과 관련된 것을 고려한다는 명목으로 다른 곳에 신경 쓰지 말자.
5. 명확한 팀 목표설정하기
목표는 모든 시간관리의 출발점이다. 목표가 명확하지 않으면 시간을 평가하고, 상황을 이용하는 기본을 잃고 우선순위에 따라 업무를 처리할 수 없으며 무엇이 중요하고 중요하지 않은지 알 수 없다.
업무성과가 높은 관리자들은 목표를 설정할 때 많은 시간을 투자해 토론하고 또 토론한다.
하버드 시간관리 비법
실제 직장생활에서 고의적이든 무의식적이든 상사가 실수를 저질러서 당신의 능력이나 업무효율을 규제당한 적이 있는가? 있다면, 어떠한 방법으로 헤쳐 나왔는가?
상사의 행위가 업무효율을 제한하고 시간을 낭비한다면 다음과 같이 행동해보자.
1. 업무의 구체적인 목표에 대한 회의를 열자고 제안한다.
2. 회의에서 내년 목표와 6개월 목표를 설정한다.
3. 구체적이면서 측정이 가능한 목표여야 한다.
4. 해당목표의 중요성을 모두가 인지하고 회사 혹은 단체의 전략을 일치시켜야 한다.
5. 늘 목표를 염두에 두는 것과 회사의 장려제도가 부합한지 살펴보고, 목표를 달성하면 보상받을 수 있도록 보장해야 한다.
6. 일을 끝마칠 수 있는 능력이 있는지 생각해본다. 적합한 기술과 자원을 가지고 있는가? 아니라면 상사에게 별도의 교육과 자원을 요청해야 한다.
일단 의견이 통일됐다면 목표를 기록해서 서류를 개인 파일함에 넣어라. 시간이 지난 뒤 업무진도에 대해 상사와 다시 한 번 상의를 하고, 목표가 여전히 의미가 있는지 확인한다. 환경의 변화는 목표를 무의미하게 만들 수 있다는 걸 명심하자.
6. 방향이 불분명한 업무지시
결과를 미리 말해주는 관리법은 시간이 촉박한 상황에서 많은 시간을 절약할 수 있다.
관리자는 부하직원이 어떤 일을 수행해야 하고, 어떻게 처리해야 하는지 알려줄 책임과 의무가 있다.
하버드 시간관리 비법
과리자가 효율적으로 업무위임을 할 수 있는 가장 좋은 방버은 어떤 방식으로 업무를 수행해야 할지 부하직원에게 알려주는 것이다.
1. 업무를 위임할 때, 해당업무를 왜 그에게 맡기는지 분명하게 이유를 말해야한다. 부하직원의 어떠한 장점이 해당업무를 수행하기에 적합하다든지, 충분히 신임하고 있어서라든지, 긍정적인 부분을 강조하는 것이 포인트다. 또한 업무를 완성할 때 부담해야 하는 모든 중요한 책임도 부하직원에게 알려줘야 한다.
해당업무를 성공적으로 끝마치는 것이 현재, 그리고 앞으로의 진급에 어떠한 영향을 주는지도 강조한다.
2. 업무의 성격과 목표를 설명할 때 누가 해당업무를 주문했는지, 업무보고는 누구에게 해야 하는지, 고객이 누군지 등 알고 있는 모든 것을 부하직원에게 말해야 한다. 해당업무 영역에서의 경험을 말해주고 어떠한 결과를 바라는지 부하직원이 알아야 하는 것이다. 가능하다면 사실, 수량, 구체적인 목표 등을 최대한 늘어놓는다.
3. 마감기한을 정해준다. 또한 업무보고의 절차를 정해주고, 어느 시간대에 업무에 대한 정보를 보고할지, 바라는 결과는 무엇인지도 말해준다.
7. 아이젠하워의 원칙을 이용한 시간관리
대부분의 급한 업무는 중요한 업무가 아닐 수 있고, 중요한 업무라고 해서 급한 업무가 아닐 수도 있다.
아이젠하워 원칙을 이용해 업무를 분류하면 더 효율적으로 시간을 사용할 수 있고, 업무효율도 높일 수 있다.
첫 번째 구역_중요하면서 급한일
두 번째 구역_중요하지만 급하지 않은 일
세 번째 구역_ 중요하지 않지만 급한 일
네 번째 구역_중요하지 않으면서 급하지도 않은 일
하버드 시간관리 비법
많은 사람이 시간을 분배할 때 첫 번째 구역에 45%를 배치한다. 이 정도는 괜찮다. 그리고 급한 업무가 중요할 것이라는 생각 때문에 세 번째 구역에 35%를 배지한다. 업무적 스트레스가 전혀 없는 네 번째 구역에는 15%를 배치한다. 급하지 않은 일은 중요성이 등한시되기 쉽기 때문에 두 번째 구역에 겨우 5%를 배치한다. 이러한 시간분배는 앞을 전혀 내다보지 않았기 때문에 나타나는 현상으로 50%의 시간을 중요하지도 않은 일에 사용하고 있다. 쓸모없거나 해서는 안 될 일을 하는 것이다.
시간의 긴박함과 업무의 중요도에 따라 네 가지 구역으로 구분해 시간을 관리하는 것은 우리가 시간을 잘 이해하고 효과적으로 관리할 수 있도록 도와준다.
- 첫 번째 구역, 즉시 처리해야 하는 일이다.
- 두 번째 구역, 중요하지만 순차적으로 진행해야 하는 업무다. 두 번째 구역 업무에 잠재된 이익이 가장 크다.
- 세 번째 구역, 사기성이 크기 때문에 어쩔 수 없이 처리하는 업무다.
- 네 번째 구역, 불필요한 업무다.
그렇기 때문에 우리는 첫 번째 구역을 먼저 처리하고, 두 번째 구역에 투자하고, 세 번째 구역을 통과해서 네 번째 구역과 멀어지면 된다.
8. 미루는 습관 버리기
미루는 태도는 성공하려는 사람들이 가장 기피하고 고쳐야 하는 나쁜 습관이다.
1. 게으름
2. 자신감 부족
3. 어려움과 책임 회피
4. 완벽주의
5. 의지박약
6. 결정장애
하버드 시간관리 비법
하버드대학의 사간관리 연구원들은 자신에게 미루는 습관이 있다는 걸 알았다면 즉시 그 습관을 고칠 방법을 찾으라고 제안한다.
1. 아무런 이득 없는 습관이라는 걸 인정하기
미루는 습관은 열등감을 부여해서 당신을 좌절, 피곤, 싫증 속에서 살아가게 한다. 이런 삶을 원하는 사람은 아무도 없다. 일을 미루거나 게으른 태도는 삶을 우울하게 만든다는 것을 기억하자.
2. 큰 업무를 여러 개의 작은 업무로 나누기
아무리 방대한 업무라도 짧은 시간 내에 끝마칠 수 있는 여러 개의 작은 업무로 나누면 순차적으로 끝낼 수 있다. 일단 시작하면 업무를 끝마칠 수 있는 원동력이 생긴다. 작은 성공들이 모여 큰 성공이 된다는 걸 명심하자.
3. 불편한 업무 마주하기
불편한 업무를 하게 됐다면, 이런 업무를 처리할 시간을 따로 남겨두고 예산 책정, 재고 조사, 사무실 책상정리와 같은 일을 해보자.
이런 방법이 전혀 통하지 않는 업무도 있다. 능력 없는 직원을 해고하거나 좋지 않은 소식 전달과 같은 일은 조용하게 처리해야 한다. 이때 가장 좋은 방법은 용기있게 받아들이고 즉각적으로 처리하는 것이다. 오늘 하지 않으면 결과는 내일도 똑같다. 나태한 지휘는 업무만 더 어렵게 만든다. 지금 업무를 끝내기로 결심하면 더 깔끔하게 끝낼 수 있다는 걸 기억하자.
4. 장점과 단점 생각하기
업무를 끝내면 좋은 점과 미뤘을 때 생기는 나쁜 점을 적어보자. 전자보다 후사가 훤씬 많을 것이다. 일을 처리할 때 열정을 불러일으키는 방법이다.
9. 다른 사람의 힘 빌리기
훌륭한 관리자나 똑똑한 사람은 한 사람의 능력이 한정되어 있다는 걸 인지하고 다른 사람의 힘을 빌려 자신의 일을 처리한다.
1. 반드시 직접처리 해야 하는 일 파악하기
2. 다른 사람이 처리하기에 더 적합한 업무
3. 다른 사람의 시간관리 스타일 알기
4. 외주업체를 이용한 업무 성사
하버드 시간관리 비법
복잡하고 무질서한 업무지시, 예측 불가능한 어려움, 갑자기 발생한 긴급 명령, 끝이 없는 방해요소, 도움을 요청하는 친인척, 말로 설명할 수 없는 각종 문제들이 발생할 때 만족스럽지 않은 결과가 도출된다. 매일 처리해야 할 업무가 많고, 이 업무들을 질서정연하게 처리하고 싶다면 다음의 방법을 배워보자.
1. 업무의 복잡함, 중요도, 급선무에 따라 업무를 비교한 뒤 계획을 세운다. 묶을수 있는 건 묶어서 처리하고, 분리할 수 없다면 그대로 두고, 당장 결정해야 하는 일은 회의할 필요가 없다. 업무에 따라 대략적인 시간을 안배하고 가장어려운 업무를 집중해서 처리하자.
2. 중요한 업무와 보통 업무를 구별하고, 중요한 업무에 많이 투자하자.
3. 보통 업무는 사례에 따라 처리하고, 고정 업무는 기준을 정해서 처리한다. 테일러가 언급한 '예외 법칙'은 규정에 없는 예외적인 상황만을 처리하는 것이다. 이미 규정된 일들은 따로 신경 쓰지 않고 규정대로 처리하면 된다. 똑같은 문제가 발생했을 때 결과 처리 원칙을 적고, 여러 번 나타난 사례들을 제도로 규정하고 업무의 기준으로 삼으면 된다.
4. 인간관계를 적절하게 맺고 끊어서 다른 사람이 시간을 헛되이 소모하지 않도록 한다. 다양한 관계를 적절하게 잘 처리하면 집중력을 발휘해 큰 건을 잡을 수 있다.
5. 규칙을 찾아낸다. 업무를 하다 보면 자주 또는 주기적으로 발생하는 일들이 많다. 과학적이고 체계적인 방법으로 분석해 반복될 때마다 조금의 시간을 절약하면 나중에는 훨씬 많은 시간을 절약할 수 있다.
10. 확실한 시간관리 방법 찾기
성공한 사람들은 자신의 시간을 굉장히 소중하게 생각한다. 한 번 지나간 시간은 절대 돌아올 수 없으며, 시간을 잘 이용하면 큰 자본을 얻을 수 있다는 걸 알기 때문이다.
1. 상황 분석
2. 자기 암시
3. 약속
4. 잡무 내버려두기
5. 효력 우선
6. 순서 변경
하버드 시간관리 비법
성공과 실패는 시간을 어떻게 분배하느냐와 시간을 어떻게 통제하느냐에 달려 있다. 몇 시간 또는 몇 분을 낭비하는 게 별거 아니라고 생각하겠지만, 이 생각 자체가 잘못된 것이다. 몇십 년이 지나고 나서야 보이는 것처럼 시간의 차이는 걸보기에 그렇게 크지 않다. 가끔은 이런 차이가 극명하게 보여서 뒤늦은 후회를 하는 경우도 있다. 효율적이고 의식이 있는 사람들은 업무시간을 최대한 단축시키기 위해 끊임없이 업무처리 방법을 바꾼다.
하버드대학에서 3천 명의 관리자를 대상으로 연구조사를 실시했다. 뛰어난 관리자은 시간을 잘 통제해서 시간낭비를 최소한으로 줄이고 있었다. 효율과 시간은 밀접한 관계가 있다. 같은 시간 동안 어떤 사람은 많은 일을 처리하고, 어떤 사람은 몇 가지일밖에 처리하지 못한다. 전자는 효율이 높고 후자는 효율이 낮다. 효율이 높으면 시간을 절약할 수 있고 효율이 낮으면 시간을 낭비하게 된다. 시간을 잘 제어하고 업무효율을 높이려면 다음 몇 가지 사항을 참고하자.
1. 업무가 중단되었을 때는 다시 돌아가기 위해 노력해야 한다.
2. 업무 포인트에 집중해서 일한다.
3. 다른 사람과의 약속을 지킨다.
4. 마감기한을 설정한다.
5. 자신의 장점이 필요한 업무에 집중하고 특기를 발휘한다.
6. 보통 사람들은 50%의 업무능력을 사용한다. 1분 동안 경작하면 1분 동안 수확한다. 씨를 뿌리고 수확하는 규칙을 기억하자.
7. 강인한 의지를 가지고 단숨에 일을 끝내자. 한 번에 일을 끝마쳐야 시간낭비를 하지 않는다.
8 언무를 끝내야 하는 강제력이 필요하다. 반만 하고 끝내면 아무런 소득이 없다.
9. 생산력을 높이는 동작을 해본다. 바르게 앉아 가슴을 쭉 펴고 활력이 있는 모습으로 일하면 생산력은 자연스럽게 높아진다.
Part 6 효과적으로 업무효율을 높이는 시간관리 방법
1. 효율적인 전화사용
전화 업무를 볼 때 짧고 간결하게 핵심만 나눠야 한다. 용건과 관련 없는 이야기를 나누느라 시간을 끌어서는 안 된다.
효율을 높여주는 업무용 전화 기능
1. 발신자번호 표시
2. 단축번호 사용
3. 개별 전화번호 신청
4. 음성사서함 사용
5. 음성인식
6. 돌려주기
7. 착신전환 혹은 착신거부
8. 수신차단
효율적인 전화 이용
1. 빠르게 받기
2. 신분 밝히기
3. 발신자의 신분에 따라 받을지 음성사서함으로 돌릴지 판단한다.
4. 필요하다면 발신자가 다른 사람에게 전화를 해서 그 사람과 대화를 나누게 한다.
5. 업무시간에서 전화를 걸고 받을 시간을 따로 마련한다.
6. 집중해서 업무를 해야 할 때는 전화기가 없는 공간으로 가서 업무를 처리한다.
7. 짧고 간결한 대화
8. 통화 기록하기
하버드 시간관리 비법
통화내용을 기록할 때 방법과 단계가 있다. 순서를 파악해야 효율적으로 업무를 처리할 수 있다.
1. 컴퓨터와 전화기를 동시에 사용한다. 전화를 하면서 필기를 해야 할 일이 많다면, 전화기에 헤드셋을 설치한다. 당신의 어깨와 목도 보호할 수 있다.
2. 컴퓨터에는 거래, 사업 혹은 비슷한 분류에 따라 폴더를 만드는 것이 좋다.
3. 통화를 하기 전에 질문할 내용과 의사소통이 필요한 정보를 리스트에 기록한다.
4. 전화를 한 시간, 날짜, 대화한 사람을 기록한다.
5. 수집한 관련 정보를 기록한다.
6. 당신과 다른 사람이 함께 처리해야 하는 다음 업무를 기록한다.
7. 아직 끝내지 못한 업무를 나열한다.
8. 네이밍은 간단하게 하자. 필요한 자료나 정보를 쉽게 찾을 수 있다.
2. 시간을 절약하는 메일 사용법
업무효율이 높은 사람이 메일을 이용하는 자신의 최근 업무현황을 보여주었는데, 그가 작성한 메일은 짧고 간단명료했다.
메일 수 제어하기
1. 메일 제목 읽기
2. 쉽게 메일주소 알려주지 않기
3. 한 가지 메일만 사용하기
4. 불필요한 메일 수신거부
5. 불필요한 답변 피하기
하버드 시간관리 비법
메일을 사용할 때 주의해야 할 점이 있다. 이러한 부분들을 잘 해결해야 업무효율을 더 높일 수 있다.
1 수신자가 메일의 내용을 미리 알 수 있도록 제목에 핵심 키워드를 넣는다.
2. 메일에 자신의 전화번호를 기재하면 전화로 답변을 들을 수 있다.
3. 간략하지만 메일의 내용을 다 이해할 수 있도록 워딩을 정리하자. 수신자가 메일을 열었을 때 쉽게 중점을 찾을 수 있다. 공백과 문단정렬을 이용해 메일의 본문을 분리하는 방법도 있다.
4. 불필요하게 스크롤을 내리지 않도록 가능한 한 메일의 내용이 한 화면에 다 보이도록 작성하자.
3. 인터넷으로 빠르게 정보 얻기
인터넷을 통해 우리가 필요한 정보를 모두 얻을 수 있다. 학습, 업무, 오락 등 인터넷에 없는 것은 없다. 인터넷을 잘 활용하면 우리가 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있고 업무에도 많은 도움이 된다.
하버드 시간관리 비법
현대사회는 정보의 투명화, 공유화, 세계화 시대다. 빠르게 발전하는 사회에서 우리는 더 많은 자원을 찾을 방법을 알아야 한다. 올바른 방법으로 인터넷을 사용해서 우리의 일상생활, 업무, 학습을 더 풍요롭게 만들어야 한다. 그렇다면 어떻게 올바른 방법으로 인터넷을 사용할 수 있을까?
1. 양날의 검' 인터넷 올바르게 이해하기
인터넷은 넘쳐나는 정보를 전달하는 방법을 파생했다. 메일, 블로그, 트위터 등이이다. 인터넷이라는 정보의 바다에서 우리는 정보를 얻고, 연락을 주고받고, 교류를하고, 사회활동을 할 수 있다. 그러나 인터넷에도 단점은 있다. 인터넷에 빠져 자아를 잃어버릴 수도 있다는 것이다. 넘쳐나는 정보에서 우리가 필요한 정보와 도움이 되는 정보만 찾는 게 중요하다.
2. 마인드 컨트롤로 인터넷의 유혹 견뎌내기
인터넷은 우리의 일상생활, 업무, 학습을 편리하게 도와주는 수단이지 놀이도구가 아니다. 많은 시간을 업무, 학습, 사교에 투자할 수 있지만 인터넷에 빠져 있어선 안 된다. 인터넷으로 기사를 접하고, 지식을 늘릴 수 있고, 컨디션을 조절해 긍정적이고 편안한 마음으로 업무에 집중할 수 있다.
3. 합리적인 인터넷 사용시간
업무와 휴식의 적절한 조화는 좀 더 건강하게 업무를 할 수 있는 방법이다. 적절한 휴식은 일상생활과 업무 스트레스를 해소해주고, 다음날 업무를 이어서 할 수 있는 에너지와 원동력을 제공한다. 지나치게 인터넷에 빠져 있는 것은 시간낭비일 뿐만 아니라 정상적인 업무에도 나쁜 영향을 미친다. 인터넷과 업무가 균형을 이룰 수 있도록 인터넷 사용시간을 조정해야 한다. 그래야 일상생활과 업무에 도움이 되는 인터넷 자원을 활용할 수 있다.
4. 교묘하게 시간을 절약하는 소통방법
의사소통과 시간관리는 긴밀한 관계가 있다. 의사소통은 인간관계에 필요한 부분이다. 인간관계는 매우 중요하지만 급한 것은 아니다.
1. 상담시간 설정
2. 방해받지 않는 방법 알기
3. 전달하는 방법
4. 상대방에게 호의 베풀기
5. 실수는 바로 인정하기
하버드 시간관리 비법
성공적인 의사소통은 올바른 방법으로 적합한 상대와 대화하는 것이다. 의사소통의 방법과 기술을 살펴보자.
1. 자신의 위치를 분명히 알기
언제 어디서든 당신과 관리자는 상하관계라는 걸 기억해야 한다. 상사와 의사소통을 할 때는 서로의 역할을 잘 알아야 하고 선을 넘어서는 안 된다. 상사에게 보고, 건의, 문제를 전달할 때는 상사의 개인적인 문제는 언급하지 않아야 한다.
2. 사전준비
매일 상사를 만나서 처리해야 할 업무가 많다면, 의사소통의 질을 높이기 위해 미리 소통하려는 목적과 전달방식을 잘 고려해야 한다. 또한 상사의 업무일정도 정확하게 알아야 한다. 그래야 서로의 시간을 절약할 수 있고 좀 더 효율적으로 의사소통을 할 수 있다.
3. 상사의 성향에 따른 의사소통방법
평소 업무로 인해 상사와 부딪히는 일이 많다면, 상사를 잘 관찰하여 성향에 따라 적합한 의사소통 방식을 찾은 뒤 대화를 하는 것이 좋다.
조용하고 침착한 성향의 상사라면 다루기 어렵다고 생각할 것이다. 이러한 상사들은 일상의 업무에서 호감을 얻을 수 있다. 의사소통을 할 때 최대한 많이 듣고 자신의 주장을 펼치면 안 된다. 화끈하고 털털한 성향의 상사는 좀 더 쉽게 친해질 수 있다. 자신의 생각이나 건의를 과감하게 말해도 된다. 그렇지만 아무리 상사의 예쁨을 받는다고 해도, 지나치게 자신의 주장을 펼치면 상사는 잘난 척한다고 판단할 수 있다. 각자 만나는 상사의 성향은 다를지라도 많이 관찰하고, 생각하고, 배운 다음 의사소통의 기술을 사용한다면 쉽게 상사의 호감을 얻을 수 있다.
5. 업무를 나눌 때의 원칙과 기본 구조
회사의 진행력을 높이려면 업무를 나누고 모든 직원이 각각의 업무 목표를 가져야 한다.
업무를 분담할 때 업무분담 방법을 알야야 한다. 업무분해구조를 짤 때 유추, 상명하달, 하의상달, 사용지도 방침 등 다양한 방법들이 있다.
하버드 시간관리 비법
한 기업이 프로젝트 업무분해를 할 때는 다음 몇 가지 단계를 지켜야 한다.
1. 프로젝트의 주요 구성 부분과 주요 성과물을 확실하게 알아야 한다. 주요 구성 부분에는 프로젝트의 성과물과 프로젝트 관리 그 자체를 포함한다. 이 단계에서 프로젝트의 팀원은 반드시 프로젝트의 목적과 목표를 달성하기 위해 어떤 주요 업무를 끝마쳐야 하는지 정확하게 알아야 한다.
2. 모든 성과물의 상세한 수준을 결정해야 한다. 예정원가예산이 통시적 원가예산의 요구사항을 적합하게 맞췄다면, 분해의 정확성만 확인하면 된다. 요구사항에 이르지 못했다면 계속해서 다음 단계를 진행해야 한다.
3. 성과물의 각 내용을 확정한다. 내용은 실용적이고, 검증된 결과로 나타내야 하고, 실적을 계산하기 편리해야 한다.
4. 분해의 정확성을 확인한다. 다음 질문에 답해보자.
- 최하단에 있고 가장 작은 항목은 프로젝트 분해에서 꼭 필요한 것인가? 아니라면 구성요소를 반드시 바꿔야 한다.
- 모든 항목의 정의가 분명하고 완전한가? 불완전하다면 수정하거나 확장해야 한다.
- 모든 항목은 진도와 예산을 적합하게 짤 수 있는가? 직책을 받아들이고 원활하게 해당 프로젝트를 끝낼 수 있는 팀에게 분배할 수 있는가? 불가능하다면 반드시 수정을 하고 적합한 관리를 제공해야 한다.
6. 적절하게 자투리시간 이용하기
시간을 효율적으로 이용하는 사람들은 자투리시간을 충분히 활용해 업무효율을 최대한으로 높인다.
사업에서 성공을 거둔 사람들은 대부분 자투리시간을 효율적으로 잘 활용하였다.
1. 기대리는 시간 이용하기
2. 시간 따라잡기
3. 출근시간 이용하기
4. 업무 중간의 틈 이용하기
하버드 시간관리 비법
시간활용을 잘하는 사람에게 자투리시간은 보배와도 같다. 인생을 즐기는 사람에게 자투리시간은 교양을 쌓을 수 있는 시간이고 어리석은 사람에겐 허송세월이다. 자투리시간을 적절하게 활용하고 싶다면 다음의 노력이 필요하다.
1. 업무효율 높이기
업무처리 속도가 사용되는 시간의 길이를 결정한다. 하나의 업무를 처리하는 데 시간이 오래 걸리는 사람은 2시간이 필요할 것이고, 업무효율이 높은 사람은 30분에 끝내면서 질적인 면에서도 우수하다. 짧은 시간에 한 가지 업무를 잘 끝내면 긴시간의 여유가 생겨 다른 일을 할 수 있다.
2. 자투리시간 하나로 모으기
업무효율이 높은 사람은 시간을 잘 모은다. 시간 모으는 습관은 업무와 학습에도 매우 큰 의미가 있다. 시간의 이용률을 높이기 위해서는 시간을 모아야 한다. 자투리 시간을 거기에 더해서 사용할 수 있다.
3. 휴일 이용하기
대부분의 회사가 공휴일에는 쉰다. 게다가 주말까지 더하면 1년 동안 아주 긴 시간이 있다. 이 시간을 잘 이용하면 큰 수확이 있을 것이다.
7. 회의 효율 높이기
대부분의 관리자들은 회의에 참석하는 시간의 반은 버려진다고 생각하고 있었다.
1. 사전준비 철저히 하기
2. 구체적이면서 분명한 목표 설정하기
3. 회의의 역할 선정
4. 회의시간 선택
5. 결론 정리와 실행 확인
하버드 시간관리 비법
회의의 효율을 높이는 가장 효과적인 방법은 회의시간을 단축하는 것이다. 회의가 지루하고 길어진다면 회의시간을 줄이기 위한 방법을 사용해야 한다. 참고할 만한 방법들을 알아보자.
1. 일어서서 회의하기
회의의 주제가 무거워서 의견일치가 어려워질 경우 회의시간은 점점 길어질 것이다 폭신한 의자, 밝은 조명, 따뜻뜻한 온도 등 회의실의 환경이 좋은 편이라면 회의가 더욱 길어질 수 있다. 회의가 길어지길 원하지 않는다면 잠깐 일어나서 회의를 진행해보는 것도 좋다. 최대한 빨리 회의를 끝내고 싶은 긴박한 분위기를 조성하게 될 것이다.
2. 퇴근 전에 회의 열기
최대한 빨리 의견일치를 해서 회의시간을 단축할 수 있는 방법이다. 회의가 길어지는 건 참석자들에게 시간적 여유가 있어서 결단력 있는 결정을 내리지 못하기 때문이다. 퇴근 전에 회의를 열면, 시간제한이 머릿속에 그려져 시간 안에 자신의 의견을 전달하려고 하기 때문에 회의의 효율을 높일 수 있다.
3. 발언 시간 통제
회의시간은 한계가 있다. 회의 참석자 수가 많은 경우를 예로 들어보자. 모든 사람이 의견을 발표해야 하는데, 한 사람이 많은 시간이 써버린다면 회의시간은 길어 질 것이다. 사회자는 사전에 한 사람의 발언 시간을 정하는 것이 좋다. 말이 길어지는 사람들에게는 즉시 알려주어 회의시간을 지나치게 많이 사용하지 않도록 하자.
8. 새로운 시간대 만들기
관리자들이 업무를 조직할 때는 외부의 방해를 전혀 받지 않고, 업무에 집중할 수 있는 시간을 따로 분리하는 것이 좋다.
1. 일찍 출근하고 늦게 퇴근하기
2. 업무 멀리하기
3. 막간을 이용한 시간대
4. 중요한 일대일 면담을 시간대로 정하기
하버드 시간관리 비법
마음 편히 업무를 하려면 일을 하면서 새로운 시간 영역을 만들고 안정된 시간을 찾아야 한다.
1. 피크타임 피하기
점심시간 30분 전에 사무실을 나서면 밥을 주문하느라 오랜 시간 기다리지 않아도 된다. 너무 일찍 도착하지만 대부분의 식당들은 앉아서 기다릴 수 있도록 할 것이다. 그 틈을 이용해 업무와 관련된 일을 처리할 수 있다.
2. 조용한 장소 찾기
회사가 자유롭게 사무실을 벗어날 수 있는 분위기라면, 빈 회의실이나 휴게실처럼 조용한 곳으로 간다. 마음 놓고 생각을 하거나 업무를 처리할 수 있다.
3. 방해받지 않는 시간 정하기
회사 내에서 관리자의 위치에 있다면 동료들에게 특정 시간에는 찾지 말라고 말하자. 이 시간에는 중요한 업무를 처리하는 데 집중할 수 있다.
4. 업무에 집중할 시간이 필요하다고 상사에게 말하기
방해받는 상황을 피하는 것이 현실적으로 어렵다면 상사와 직접 이야기해보는 것이 좋다. 업무에 집중할 수 있는 조용한 시간이 필요하다고 말하자. 상사의 입장에서 봤을 때 중요하다고 생각하는 업무를 집중해서 처리할 수 있기 때문에 훨씬 좋을 것이다. 생각이 깨어 있는 상사라면 부하직원의 이러한 요구사항을 흔쾌히 들어줄 것이다.
5. 방문 리스트 만들기
퇴근 후나 당신이 외부에 있을 때 회사로 찾아오는 방문객들이 있다. 그럴 때는 레스토랑의 대기 리스트처럼 방문 리스트를 만들어 클립보드에 끼우고, 펜과 함께 개인 집무실 문 않에 붙여놓는다. 방문객은 클립보드 리스트에 방문 목적의 내용을 작성하게 한다. 이후 방문 리스트의 내용을 확인하고 해결하면 된다. 이렇게 하면 당신을 찾는 사람들도 당신을 방해하지 않으면서 그들의 용건을 해결할 수 있다.
Part 7 업무와 일상생활의 균형 맞추기
1. 업무태도 바꾸기
좋은 업무태도는 상상하지 못할 소득을 가져다줄 수 있다. 업무태도를 바꾸면 자신의 잠재력을 끌어올려 열정적으로 업무에 임할 수 있다.
업무태도의 중요성을 알았으면 업무태도를 바꿀 수 있는 효과적인 방법을 찾아야 한다.
하버드 시간관리 비법
우리 주변을 보면 상황이 다급할 때가 돼서야 일을 하고, 자신의 잠재력에 무관시하고, 일이 발생하면 적당히 책임을 회피하려 하고, 더 이상 높은 곳으로 올라가기 위해 노력하지 않는 사람들이 있다. 그들은 빈둥거리면서 시간을 보내고, 일도 대충 끝내고, 그날그날 살아가는 데 만족한다. 자신의 인생에 대한 계획도 없고, 업무태도도 좋지 않고, 지금 하고 있는 행동이 소중한 시간을 낭비한다는 걸 모르고 있다.
부정적인 업무태도는 업무를 처리할 때 시키는 대로만 하고, 기분도 점점 나빠지고, 직장생활, 일상생활, 심지어 건강에도 좋지 않은 영향을 준다. 적극적인 업무태도를 가진 사람은 최대한 빨리 업무태도를 바로 잡고 추진력을 높여 직장생활과 일상생활을 정상궤도로 올려놓는다. 그렇다면 추진력은 어떻게 올릴 수 있을까?
1. 적극적이고 진취적인 마음을 가지기 위해 노력하고 책임의식을 높여야 한다.
책임감과 진취적인 마음은 한 사람이 업무를 제대로 수행하기 위해 갖춰야 할 기본 조건이다. 책임감의 크기는 업무 추진력의 크기를 결정하고, 진취적인 마음의 크기는 업무성과의 좋고 나쁨을 결정한다.
2. 성실하고 착실한 태도를 가진다. 예로부터 이 세상의 모든 큰일은 작은 것에서부터 비롯되고, 모든 사업은 성실함에서 시작된다고 했다. 사람마다 부서와 직책이 다르지만 성실하고 부지런히 일하면 신세계를 경험할 수 있다. 추진력을 높이려면 반드시 엄격하고 신중한 태도로 작은 일부터 착실하게 처리하는 습관을 길러야 한다.
3. 업무효율을 높여야 한다. 한 사람의 추진력을 높이려면 시간관념과 효율의식을 강화해야 한다. "바로 행동으로 옮기고 금방 처리한다."라는 업무이념을 기억하자. 근무태만을 극복하고 업무를 미루는 나쁜 습관을 버리자.
4. 새로운 것을 개척해서 업무방법을 개선하자. 추진력을 높이려면 강한 개혁정신과 참신함이 필요하다. 아무것도 하기 싫은 마음과 기계적으로 업무를 처리하는 문제를 극복하고, 능동적이고 창조적으로 업무를 진행하고 업무지시를 하자.
2. 개인생활 정리하기
생활하다 보면 가치 있는 일이 있고 가치 없는 일도 있다. 가치 없는 일에서 벗어날 수 있다면 더 많은 시간이 사용할 수 있다.
불필요한 물건을 정리하는 것도 시간을 절약할 수 있다.
약속이나 승낙도 시간을 빼앗는 행위다. 다른 사람을 도와주느라 많은 시간을 허비하게 된다.
하버드 시간관리 비법
일상생활에서 다른 사람과의 약속을 최소한으로 줄여야 한다. 약속하면 시간을 투자해 약속한 일을 처리해야 하기 때문에 자신이 약속했던 일이 가치가 있는지 정기적으로 점검해야 한다. 자신에게 다음의 질문을 던져보자.
1. 내가 약속한 일은 내 자신과 다른 사람 모두에게 가치가 있는 일인가?
2. 다른 사람을 위해 한 일과 내가 얻은 이익은 동등한가?
3. 약속을 하지 않으면 누군가에게 손해가 가는가?
4. 약속을 하지 않으면 아낄 수 있는 시간은 얼마인가?
위의 질문으로 다른 사람과 한 약속의 가치에 대해 판단을 해본다. 가치가 있다면 실행하고 가치가 없다면 완곡하게 거절한다.
3. 업무와 휴식을 대하는 올바른 태도
모든 사람은 업무와 일상생활, 연장근무와 휴식을 올바르게 다루어야 한다. 자신의 삶을 완전히 일에 의존하면 안 된다.
필요한 휴식은 목표를 훨씬 빠르게 이룰 수 있는 수단이다. 휴식은 방임이 아니라 더 빠르게 달리기 위해 기력을 보충하는 것이다.
1. 업무를 집에 가져가지 않기
2. 집에서 업무 생각하지 않기
3. 취미생활하기
하버드 시간관리 비법
많은 사람들이 "일하는 게 행복하다."라는 말을 자주 한다. 진심으로 행복을 느끼는 사람은 과연 몇 명이나 될까? 매일 끝없는 야근, 온 힘을 다해 일을 하면 우리의 삶이 정말로 더 나아질까? 계속해서 이런 생활을 하면 연인은 떠나가고, 친한 친구도 다른 사람으로 변하고, 가족도 미온적으로 대할지 모른다. 그렇게 되면 남는 건 눈부신 성과와 차가운 돈분일 것이다.
대부분의 시간을 업무에 잡혀 사는 인생은 얼마나 불쌍한가 그러한 생활은 따라 할 가치도 없다. 직장생활을 하면서 감정을 잘 다스려야 한다. 절대 워커홀릭이 되지 않기 위해 주의해야 할 몇 가지를 살펴보자.
1. 순간의 즐거움을 즐긴다.
2. "내 가족을 위해서 일하고 있어."라는 종류의 말은 잊는다.
3. 인지를 바꾼다. 자의식, 야망, 책임감이 굉장히 강한 사람들은 자신에 대한 요구나 기대치를 낮추고, 업무가 자신의 인생가치를 실현하는 유일한 방법이라는 인지를 바꿔야 한다. 일과 가정을 골고루 신경 쓰는 게 중요하다.
4. 의식적으로 업무 스트레스를 낮춰야 한다.
5. 일과 휴식을 적절히 안배해야 한다. 업무와 관계없는 취미생활을 만들어서, 근무시간 이외의 자신에게 유익한 활동을 하자.
4. 좋은 컨디션 유지하기
장시간 업무를 해도 활력이 넘치고 편안하게 일상생활을 할 수 있는 방법이 사람들의 주요 관심사가 됐다.
1. 규칙적으로 모니터에서 시선 돌리기
2. 최대한 엘리베이터 타지 않기
3. 물이 많이 마시고, 커피는 적게 마시기
4. 찬물로 눈 헹구기
5. 수시로 에너지 보충하기
6. 휴식
7. 맑은 공기 마시기
8. 동료들과 수다 떨기
하버드 시간관리 비법
하버드대학 연구원들은 다년간의 연구로 업무에서 컨디션을 유지하는 방법뿐만 아니라 일상생활에서도 좋은 컨디션을 유지하는 방법도 찾아냈다. 연구원들이 제안하는 방법을 소개한다.
1. 과학적 근거에 의한 운동
시간을 고려하지 않은 과도한 운동은 몸만 더 피곤하게 한다. 과학적인 운동 방법을 찾아야 좋은 컨디션을 유지할 수 있다. 규칙적인 운동은 당신의 몸과 마음을 유익하게 한다. 최대 수혜자는 심장이다. 적극적인 운동은 신체 에너지를 높여준다. 건강한 신체는 많은 체력과 에너지를 소모하는 고강도의 업무를 여유 있게 처리할 수 있도록 도와준다.
2. 기분 전환을 하고 스스로를 격려하기
일상생활에서 흔히 만날 수 있는 철학, 좋은 글, 생각으로 자신에게 영향을 준다.
"긴장 하지 말자.", “나를 믿는다."와 같은 자기 암시를 자주한다. 내가 행복하면 된다는 마음을 가지면 성공의 가능성이 높아질 것이다.
3. 영양 보충하기
탄수화물, 지방, 단백질, 비타민, 당 등 필수영양소를 매일 섭취한다. 이때 두 가지 안 좋은 식습관에 주의하자. 첫째는 영양과 열량을 과도하게 섭취하는 것이다. 둘째는 어떤 목적이든지 음식을 절제하면 영양소와 열량이 부족해질 수 있다는 것이다.
5. 잠과 밤샘을 대하는 올바른 태도
하버드대학의 연구 보고에 따르면 수면부족은 기억을 형성하는 신경, 행동 능력과 관련이 있다.
1. 올바른 밤샘
2. 일찍 잠드는 방법 배우기
하버드 시간관리 비법
많은 사람들이 극심한 스트레스에 시달린다. 더 큰 스트레스를 받기 전에 자신이 수면생활을 잘 다스리는 방법을 배워보자.
1. 침실은 조용하고, 깨끗하고, 적절한 온도를 유지해야 한다.
2. 낮잠을 잘 때 침실은 어둡고 조용해야 한다.
3. 침대는 편안하고, 이불과 베개는 깨끗하면서 적당한 두께여야 한다.
4. 규칙적인 생활습관을 가져야 하며, 제시간에 잠자리에 들도록 한다.
5. 자기 전에 과식은 금물이다.
6. 맵고 자극적인 음식을 많이 섭취하지 않는다.
7. 밤에 카페인이 들어 있는 차나 커피는 마시지 않는다.
8. 자기 전에 따뜻한 물로 발을 씻거나 족욕을 한다.
9. 사기 직전에 이런저런 생각을 많이 하지 말고 소설, 영화, TV프로그램을 보지않도록 한다.
6. 감정 컨트롤
1. 나를 완전히 지배하는 법 배우기
2. 기분을 풀 올바른 방법 찾기
3. 생각을 바꾸고 감정 다스리기
4. 감정 다스리는 방법 찾기
하버드 시간관리 비법
업무 중에 감정 충돌이 일어나면 제3자의 중재를 바라기 힘들다. 스스로 감정 컨트롤을 해야 한다. 불쾌한 감정 때문에 좋지 않은 행동을 하는 상황을 개선하는 방법들을 살펴보자.
1. 늦추기
화를 내기 전에 일단 아무것도 하지 않고 참는다. 일정한 시간이 흐른 뒤 해당 문제를 다시 고민하고 처리한다. 다양한 결과가 나올 것이다. 사실 생각했던 것보다 나쁘지 않은 일일 수도 있고, 괜찮은 해결방법을 찾아낼 수도 있다.
2. 이동하기
화가 났을 때 즉시 그 장소에서 벗어나거나 그 일을 잠시 내버려둔다. 주의력을 분산시키면 화가 조금 가라앉을 수 있다. 이동할 때는 긍정적인 방법을 택해야 한다. 집으로 돌아가 가족에게 화풀이를 하는 것처럼 부정적인 방법을 택하면 결과는 더 참담해질 것이다.
3. 털어내기
분노가 스스로 통제할 수 있는 범위 내라면, 엄격한 자아분석을 통해 최대한 일찍 그 증상을 파악할 수 있다. 화를 속으로 삭이면 건강에도 안 좋고, 지속되면 업무에도 나쁜 영향을 주게 된다. 친구에게 털어놓는 방법으로 불쾌한 기분을 푸는 것 외에 적절한 장소를 찾아 크게 소리치거나 소리 내어 울어도 좋다.
4. 논쟁 피하기
다른 사람과 의견이 일치하지 않을 때 논쟁이 발생하고, 때로는 논쟁 때문에 화가 나기도 한다. 논쟁을 할 때 모든 사람은 자신의 입장에 서서 자신의 견해를 변호한다. 때문에 상대방의 의견이 일리가 있어도 자신의 의견을 바꾸지 않으려 한다. 이런 논쟁은 전혀 의미가 없다. 다른 사람을 설득할 수 있는 사람이 되면 이런 불필요한 논쟁을 피할 수 있다.
7. 가족과 많은 시간 보내기
일이 우리 삶의 중요한 부분이지만 가족은 더 중요하다. 회사는 우리가 없어도 금방 새로운 적임자를 찾을 수 있지만 가족은 아니다.
하버드 시간관리 비법
가족과 의사소통하는 기술을 알아야 가정이 화목하고 행복할 수 있다.
1. 대화의 기회 만들기
매주 가족과 함께 시간을 보내는 건 매우 중요하다. 혹시 이동하는 차 안에 있다면 이 시간을 이용해 가족에게 전화를 걸어 대화하는 것도 좋다.
2. 가족과 식사하기
하루에 있었던 일을 가족에게 이야기하는 것 외에 가족과 외식을 자주 갖는 것도 좋다. 아이들은 가족과 정기적으로 하는 행사를 좋아하게 될 것이고, 식탁에서 대화를 나누는 건 가족관계를 더욱 친밀하게 만들 수 있는 상당히 괜찮은 아이디어다.
3. 아이들과 따로 약속 잡기 다 기있을 접니다. 관은 지금은 결혼을 하고 아이가 있다면, 아이와 단둘이 보내는 시간을 많이 만들어야 얼마나 자기들을 중요하게 여기는지 아이들도 알 수 있다. 시간이 날 때 아이들을 데리고 레스토랑에서 피자를 먹거나 마트를 돌아다니면서 아이들이 좋아하는 것을 사주자.
4. 경청하기 니다.
가족과 가까워지려면 말하는 것보다 듣는 것이 더 중요하다. 가족과 대화를 나눌 때 경청해야 한다. 가끔 부모에게 나쁜 소식을 전할 때 부모님이 실망하지 않도록 최대한 노력해야 하고 아이 앞에서 말실수를 했다면 즉시 사과해야 한다. 그리고 지금부터는 아이들의 말을 경청한 다음 판단을 내리겠다고 아이들에게 말해주어야 한다.
5. 과학 기술 이용하기
컴퓨터를 즐기는 용도로만 사용하지 말고 가족을 위해서 매달 가족신문을 만들어보자. 이번 달에 가족에게 어떤 일이 일어났는지 적고 출력해서 가족에게 나누어준다. 혹은 가족 블로그를 만들어서 가족에게 일어난 일을 포스팅하는 것도 좋다.
8. 휴식시간 잘 보내기
휴식을 취하는 것은 업무와 일상생활의 균형을 맞춰줄 수 있는 중요한 법칙이다.
휴식은 두뇌활동을 더 활발하게 하고 업무효율을 높여준다. 효율적으로 업무를 하는 사람들은 휴식의 긍정적인 측면을 잘 알고 있다. 휴식은 높은 효율로 업무하게 하는 중요한 조건이기 때문이다.
하버드 시간관리 비법
어떻게 휴식을 취해야 하는지 잘 알아야 한다. 긴장감을 풀고, 휴식을 취할 줄 아는 사람은 좀 더 나은 상태로 업무를 처리하고 업무효율도 높일 수 있다. 스트레스 상태에서 업무를 처리하면 쉽게 지친다. 때문에 스트레스를 풀 방법을 찾아야 한다.
1. 피곤하다면 사무실 책상에서 기지개를 켜고 온몸을 쭉쭉 풀어주자. 일어나서 허리를 돌려도 좋다. 어깨와 목을 움직이자.
2. 눈을 감고 조용하지만 행복한 곳에 있다고 생각한다. 햇살 아래 꽃이 활짝 피어 있는 들판에서 나비들이 춤추고 있다고 생각해보자.
3. 발가락을 천천히 구부렸다가 푼다. 다리 근육을 꽉 쥐었다가 푼다. 이런 방식으로 목까지 여러 부분의 근육을 움직여보자. 고개를 돌리면 머리도 편안해질 것이다.
4. 느리고 깊게 숨을 들이마시면서 전신의 신경을 풀어보자. 규칙적인 호흡은 신경을 푸는 가장 좋은 방법이다.
5. 미간을 쪽 펴고 입을 다물지 않는다. 매일 두 번씩 하면 뷰티숍에서 마사지를 받지 않아도 얼굴의 주름들이 사라질 것이다.
9. 스트레스 해소
하버드대학의 관련 통계에 따르면 심리상담을 받으러 오는 사람들중 스트레스를 제거하고 싶은 사람이 거의 50%를 차지했다.
스트레스에 대처하는 방법에는 이동하기가 가장 효과적이다. 스트레스가 너무 버거울 정도라면 내려놓고, 아무 생각도 하지 말고 즐거운 일로 신경을 옮겨야 한다.
하버드 시간관리 비법
미국의 한 심리전문가는 장기간 높은 스트레스에 빠져 있으면 초조함, 불면증, 우울증 등의 심리적인 질병을 앓게 된다고 말했다. 그렇다면 어떻게 스트레스를 풀면 좋을까?
1. 스트레스의 원인을 제거한다. 스트레스를 만든 원인을 찾는 게 스트레스를 해소할 수 있는 첫걸음이다. 잠시만 시간을 투자해서 어떤 원인으로 매일 스트레스를 받는지 고민해본다. 누가, 어떤펀 행사가, 어떤 일이 스트레스를 주었는가?
10개 정도의 원인을 적어 리스트를 만든 다음 제거할 수 있는 건 제거한다. 제거할 수 없는 사항이 있다면 스트레스를 줄일 수 있는 다른 방법을 찾아야 한다. 만약 스트레스가 너무 버거운 일 때문이라면 시간을 적절히 분배하자, 중요한 일을 먼저 처리하고 다음에 처리해야 할 일들은 한편에 내려놓은 다음 나중에 다시 처리하면 된다.
2. 적절한 해소방법을 찾는다. 스트레스는 모든 사람들이 받고 있다. 스트레스를 받을 때 우리는 어떻게 해소해야 할지 잘 모른다. 마음속에 있는 안 좋은 말들을 내뱉거나 운동, 노래 부르기, 고함치기 등의 방식으로 털어버리자. 안 좋은 기분은 한 순간에 사라지고, 스트레스도 자연스럽게 풀린다.
3. 일상생활을 조절하는 법을 알아야 한다. 스트레스를 느낄 때 심호흡이나 명상을 하고, 퇴근 후 집에 와서 따뜻한 물로 목욕을 한다. 기운을 북돋우고 피로를 덜어주는 음식을 먹는다. 또한 운동, 식물 키우기 등의 취미생활을 가지는 것도 좋다. 만족을 알면 항상 즐겁기 때문에 양심의 가책을 느끼지 않을 정도로 만족하면 된다. 수도 있다.
각자의 실제 상황에 따라 자신에게 적합한 스트레스 해소법을 찾아서 건강한 삶을 살도록 하자.
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